💼 ¿Como elegir el mejor software de gestión ERP?

ERP - Enterprise Resource Planning

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (del inglés Entreprise Resource Planning) son soluciones de gestión de información orientadas a automatizar la operativa y producción en una empresa.

No son solo un programa de facturación o contabilidad. Su objetivo principal es resolver problemas de fabricación, ventas, compras, logística, contabilidad, inventarios, control de almacenes, pedidos, nóminas, optimización de procesos, acceso a la información con posibilidad de compartirla entre todos los implicados y por supuesto, eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

Podemos encontrar este tipo de software disponible para multitud de empresas (despachos profesionales, tiendas, academias, sector primario, etc) y en cada uno de esos lugares, el software adaptará su funcionalidad para solucionar la casuistica de cada sector.

Programas para empresas

Prácticamente desde los inicios del desarrollo del software se han diseñado soluciones específicas para el mundo empresarial. Podemos encontrar desde soluciones tan longevas como las diseñadas para entidades bancarias (implementadas en Cobol del año 1959), que aún se encuentran funcionando y cullo mantenimiento se ha vuelto mas complejo y caro con el paso del tiempo, hasta soluciones de código abierto y generalistas (como OpenERP) que son capaces de daptarse a las diferentes necesidades recurriendo a las diferentes empresas de consultoria que son capaces de ello.

Contamos con un amplio abanico de posibilidades. Por ello, la principal cuestión para una empresa que tome la decisión de implantar un software de este tipo no es otra que ¿como encuentro una aplicación que se adapte a nuestras necesidades? ¿como valoro dicho software? ¿que es más importante, el precio, la funcionalidad la usabilidad? ¿realmente lo necesito?

Tipos de aplicaciones de gestión

Si realizaramos un análisis superficial sobre las soluciones informáticas de gestión presentes en cada empresa, estudiando el número de trabajadores, la cantidad de procesos de gestión o las infraestructuras disponibles, podriamos establecer los siguientes rangos para cualquier tipo de empresa:

1. Ningún tipo de gestión informatizada: facturas impresas, recibos del banco, notas en papel, etc. Esta gestión es válida para micro empresas que mantienen su negocio a muy pequeña escala.
2. Métodos de gestión generalistas: hojas de cálculo, gestión documental generalista, correos electrónicos, etc. Método ultra económico y medianamente válido para una gestión simple sin ningún tipo de pretensión o aporte de valor añadido por parte del software (rentabilidad, tiempo real, etc).
3. Aplicaciones especializadas. Encontrábamos dos tipos:
   • Asequibles: los problemas de estas aplicaciones vienen de su elección de tecnologías monopuesto desfasadas o fuertemente acopladas a un vendedor de bases de datos y poco flexibles y ágiles en su desarrollo.
   • Excesivamente caras para cierto tipo de empresas: se trata de un tipo de aplicación que aún cubriendo las expectativas y aportando valor añadido real a la simple gestión de los datos de la empresa, son muy caras, complejas, con ciclos de actualización largos y que necesitan personal específico a su cargo para mantener su correcto funcionamiento, por lo que no son una opción válida para muchas empresas que realmente si necesitarían de su uso.

¿Compatibilidad y mantenimiento?

En pleno siglo XXI las aplicaciones clásicas de escritorio han dado paso a las soluciones en la nube. Las aplicaciones instaladas siguen teniendo vigencia dependiendo del ambito de trabajo, sin embargo sus características inherentes hacen que sigamos expuestos a problemas derivados de su mantenimiento:

• Averias físicas del equipo.
• Copias de seguridad.
• Virus.
• Espacio disponible en el equipo en que se encuentran instaladas.
• Acceso simultaneo por parte de varios usuarios.

Por contra, las aplicaciones puramente en la nube (cloud) hacen que podamos abstraernos de todos esos incovenientes para centrarnos unicamente en lo que nos interesa, la funcionalidad y disponibilidad del software.

Las soluciones en la nube ofrecen la opción más versatil y cómoda para cualquier tipo de empresa.

Una buena política de copias de seguridad transparente al usuario, acceso compatible desde cualquier navegador en cualquier plataforma ya sea de escritorio o móvil (chrome, firefox, edge, safari, brave, etc) y velocidad adecuada en cada proceso, hace que el software en la nube sea la mejor opción en terminos de comodidad, mantenimiento y escalabilidad.

¿Capacidad de adaptación?

La tecnología cambia muy rápidamente, nuevos protocolos, nuevo hardware, nuevo software. El mundo cambia cada día, por lo que es imprescindible adaptarse a esos cambios, asimilando aquellos que lo merecen y dejando los que no. La integración con cualquier otro software ya implantado e imprescindible que manejan sistemas como telemetría con maquinaria, auditoria de control de accesos o pasarelas de pago por móvil se han convertido en otro punto clave en el día a día de un buen software de gestión que centralice toda la información que se genera jornada tras jornada.

Un buen software se define por la capacidad que tiene de adaptarse a los continuos cambios de la vida real.

Por ello, para escoger una solución que se adapte a nuestras necesidades, debemos valorar aquella que sea capaz de evolucionar lo más rápido posible y cumpliendo siempre con la calidad y los estandares requeridos en cada nuevo desarrollo.

Agilidad

En el mundo del desarrollo de software una metodología agil implica conceptos como pruebas unitarias intensivas, integración continua y despliegue automatizado. Para el usuario final esto se traduce en aplicaciones cada vez mas robustas y completas a nivel de funcionalidad, otorgando además ventajas competitivas a los usuarios:

• Eliminación del coste de mantenimiento puesto que el sistema está siempre en desarrollo.
• Ciclos rápidos de actualización.
• Actualizaciones periodicas transparentes al usuario.
• Solución de problemas en tiempo récord.

La agilidad viene de la mano de la experiencia del equipo de desarrollo y del número de veces que este ha tenido que adaptarse a las diferentes situaciones planteadas.

Coste

Las empresas deben tener en cuenta los gastos de adquisición y los costes asociados con la implantación de un ERP en su organización. Los recursos también pueden tener que ser utilizados en adaptar la solución a nuevos modelos de negocio o tecnologías con las que ya se está trabajando. El trabajo de integración tendrá que llevarse a cabo para sincronizar dichas tecnologías. Se pueden producir gastos asociados a la eliminación de los viejos procedimientos y soluciones anteriores al tener que afrontar una migración de datos que ocupará tiempo.

Además del coste de adquisición o cuotas de mantenimiento, pueden aparecer costes relacionados con la implantación, formación o migración de datos ya existentes.

Encontraremos muchas maneras de abordar el pago de un sistema de este tipo. Si tenemos en cuenta aspectos de los que acabamos de hablar como el mantenimiento o la adaptabilidad, nos damos cuenta de que una solución que implica una compra estática (pago único o aplazado) por un software tal cual está en la versión existente en el momento de la compra; supondrá cubrir las necesidades que nuestra organización tiene actualmente y no las que pueda tener en el futuro. No se trata de una mala elección, es simplemente un punto importante a valorar cuando escojamos cual de las opciones que hay en el mercado se adapta mejor a nuestras necesidades, pues, debemos asumir con antelación que cualquier modificación, actualización y mejora, supondrá un estudio previo del nuevo coste que tengamos que asumir.

En contrapunto los tenemos en el pago por suscripción a un software en la nube. En este modelo, las tarifas varian en una gran cantidad de opciones que pueden ser fijas por mes, trimestre o año y ser mas o menos variables en función de factores tan dispares como volumen de datos manejados, número de trabajadores reponedores, candida de de rutas, de máquinas, de terminales, etc.

Un buen ERP se convierte en pieza central de nuestra organización por lo que se hace imprescindible manejar los costes de una correcta formación de nuestro personal, un buen mantenimiento y por supuesto un soporte técnico versatil y de calidad.

Beneficios

La adquisición de un sistema ERP para nuestra empresa debe considerarse como una inversión a largo plazo, por lo que además del coste, es importante tener en cuenta los beneficios que traerá a toda la cadena que compone.

Su uso permite optimizar y simplificar los procedimientos, reduciendo duplicidades y trabajo manual. Los gestores gozarán de más información y podrán controlar el rendimiento global de toda la organización en su conjunto, resultando en procesos más eficaces en el momento de toma de decisiones.

Siendo más sencillo registrar y reportar datos a través de diferentes dispositivos, se facilita el seguimiento y el control, haciendo más rápida la resolución de problemas.

Revelando las inexactitudes y errores cometidos, podremos hacer que los trabajadores clave, pueden centrarse en tareas de valor añadido (gestión comercial, rotación de productos, control de impagos, etc).

La mayor ventaja es que un sistema así consigue que todas las áreas del negocio se muevan como un conjunto.

Software de gestión y expectativas

Los sistemas ERP no cambian el rendimiento de una empresa de un día para otro. Tenemos que verlos como un facilitador del cambio, en lugar de la solución. Marcar objetivos poco realistas puede afectar significativamente a la percepción de éxito de la implantación.

La adopción de una aplicación para nuestra empresa no es una solución en si misma. En muchos sentidos adoptar el uso de un ERP es el detonante del cambio.

Un buen ERP se convierte en pieza central de nuestra organización por lo que se convierte en imprescindible manejar los costes de una correcta formación de nuestro personal, un buen mantenimiento y por supuesto un soporte técnico versatil y de calidad.

Si los procesos de negocio son constantemente revisados y actualizados, el retorno de la inversión de la implantación de un software de este estilo, es obvio. Al llevar a cabo revisiones periódicas de los procesos establecidos y utilizando datos cuantitativos, observaremos que el retorno de la inversión supera al coste, aportando valor al negocio.

Porque es la solución de gestión integral más versatil. Software diseñado para ser multipuesto, multiusuario y multiempresa, ofrece una completa funcionalidad diseñada desde el principio para simplificar y potenciar todos los procesos realizados por la empresa. Control de almacenes, trazabilidad de stock, control sobre el ciclo comercial, partes de avería o mantenimiento, gestión de rutas de reparto, control horario y un potentísimo y muy optimizado control de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y tesorería tanto de compra como de venta junto a una larga lista de características que vamos a detallar ahora mismo.

Resumen de funcionalidad incluida

• Multipuesto: acceda desde cualquier lugar del planeta, en el momento que desee, con total seguridad (HTTPS) y sin ningún tipo de restricciones a través de la web
• Multiusuario: sin limitación o sobrecoste por número de usuarios trabajando simultaneamente en el sistema.
• Multiruta: también sin limitación o coste extra por número de rutas o dispositivos vinculados.
• Multiempresa: gestione información relativa a tantos CIF, direcciones y empresas como necesite.
• Catálogo de artículos organizado por familias.
• Propiedades de artículos según medida.
• Gestión de garantías y fechas de caducidad.
• Control completo de operaciones comerciales de compra y venta.
• Control automático de numeraciones y series.
• Tratamiento de remesas de cobros por banca electrónica, según formato SEPA definidos por la A.E.B. (Asociación Española de Banca).
• Gestión de cartera con control de vencimientos de clientes y proveedores.
• Multialmacén.
• Gestión de operaciones de control de stock tanto en almacenes como en vehículos.
• Trazabilidad completa de los productos.
• Regularizaciones de almacén.
• Gestión automática de códigos de barras en múltiples procesos y formatos: QR, EAN 8, EAN 13, CODE 39, CODE 128, etc.
• Configurador sencillo de listados de documentos, clientes, máquinas, etc.
• Máquinas, monederos, tarjeteros, telemetrías, rutas.
• Gestión del canon a abonar por cada máquina según emplazamiento.
• Control total sobre comerciales y comisiones según gran cantidad de opciones.
• Rápida adaptación a cualquier protocolo de la industria.
• Análisis de resultados financieros desde perspectivas simplificadas y detalladas.

No de de alta varias veces a un mismo contacto solo porque sea proveedor y cliente a la vez. Zeus cuenta con la posibilidad de distinguir entre diferentes tipos:

• Clientes: datos generales, datos bancarios, datos comerciales (descuento, riesgo máximo y actual), múltiples direcciones (de facturación, fiscal, etc), consulta de documentos asociados (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas / abonos y recibos), máquinas asociadas, análisis simplificado de rentabilidad, productos vendidos, etc.
• Proveedores: datos generales, datos comerciales, múltiples direcciones (de facturación, fiscal, etc), consulta de documentos asociados (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas / abonos y recibos), etc.
• Trabajadores propios: datos personales, comisiones, IRPF, nominas simplificadas, etc.
• Trabajadores externos.

Y además, multiples direcciones y emplazamientos dentro de un mismo cliente, geoposicionamiento de cada lugar de interés, histórico precios, albaranes y facturas tanto de compra como de venta, alarmas sobre diferentes criterios, etc.

• Distinción entre productos, suministros (luz, agua, teléfono, etc) y servicios.
• Código propio y código por proveedor o cliente.
• Agrupaciones por familia.
• Gestión de la medida del artículo (litros, kg, minutos, etc) para un control detallado de la facturación y del stock según necesidades.
• Control sobre las fechas de caducidad / garantía.
• Códigos de barras: sistema automático de generación de códigos de barras para cada artículo en diferentes formatos establecidos por la normativa GTIN entre otras: Aztec 2D, CODABAR 1D, Code 128, Data Matrix 2D, EAN-8, EAN-13, MaxiCode 2D, PDF417, QR Code, RSS 14, UPC, etc.
• Actualización automática tanto de los precios de compra por proveedor como de los precios de venta por cliente.

• Multialmacén: configure tantos almacenes como sean necesarios para mantener un completo control de las existencias y de toda la actividad vinculada.
• Trazabilidad completa: permite identificar un artículo determinado de forma sencilla así como realizar un seguimiento del mismo a lo largo de todo el proceso logístico y comercial.
• Control de stock:
• Según cantidades máximas, mínimas, deseadas y habituales.
• Detallado por almacén y por los diferentes lugares dentro de este.
• Movimientos entre diferentes almacenes y vehículos.
• Regularización: permite entradas y salidas de artículos facilitando el ajuste del stock real en caso de pérdidas, deterioros, etc, manteniendo siempre el control sobre los costes y los lugares por los que pasa cada artículo de manera detallada.
• Organización automática de los productos perecederos según cercanía de su fecha de caducidad.
• Inventarios configurables que permiten realizar valoraciones de stock según diferentes técnicas (por el coste promedio, por el menor de los valores entre el coste promedio y el valor neto realizable, etc).

• Presupuestos: se mantiene un control directo de los presupuestos de compras realizadas, controlando su estado (aceptado, no aceptado, etc) e integrándolos con el resto del ciclo de compras, generando otros documentos como albaranes, pedidos o facturas, de la forma más directa y sencilla jamás implementada.
• Pedidos: elaboración de pedidos manuales o desde faltas de stock en almacén. Con generación sencilla de albaranes o facturas a partir de ellos, con control de estado (recibido parcialmente, recibido totalmente o pendiente de recibir) y haciendo uso de un potente control de numeraciones y series de manera manual o automática.
• Albaranes: que pueden crearse manual o automáticamente a partir de uno o varios pedidos, actualizando el stock de los artículos recibidos y diversas actualizaciones en el sistema.
• Facturas: generadas automáticamente o no, Zeus permite realizar facturas rectificativas, agrupar uno o varios albaranes en una única factura o facturar a clientes sin ficha abierta (clientes de contado). Incluye además, todo lo necesario para el cálculo de las retenciones para profesionales liberales (autónomos) y el control de gastos suplidos.
• Todos los documentos son imprimibles y configurables, permitiendo definir múltiples formatos por tipo de documento.
• Gestión de pagos: generación automática y control de los recibos (cheques, pagares, etc.) vinculados a las facturas, para imprimirlos, mostrar su estado (emitido, pagado o devuelto), y generar remesas de pago en formato AEB 34.
• Zeus incorpora en todo el ciclo la posibilidad de gestionar de forma automática diferentes cuentas bancarias con formato IBAN para transferencias nacionales e internacionales.

• Presupuestos: controlando su estado (aceptado, no aceptado, etc) e integrados en el resto del ciclo de ventas, pueden generar otros documentos como albaranes, pedidos o facturas directamente.
• Pedidos: pueden generar directamente albaranes o factura a partir de ellos, además de gestionar automáticamente su estado (servido parcialmente, servido totalmente o pendiente de servir) y poder establecer su numeración de manera manual o automática.
• Albaranes: que pueden crearse manual o automáticamente a partir de uno o varios pedidos, actualizando el stock de los artículos enviados junto con diversas actualizaciones en el sistema.
• Facturas: generadas automáticamente o no, Zeus permite realizar facturas rectificativas, agrupar uno o varios albaranes en una única factura o facturar a clientes sin ficha abierta (clientes de contado). Incluye además, todo lo necesario para el cálculo de las retenciones para profesionales liberales (autónomos) y el control de gastos suplidos.
• Todos los documentos son imprimibles y configurables, permitiendo definir múltiples formatos por tipo de documento.
• Gestión de cobros: generación automática y control de los recibos (cheques, pagares, etc) para imprimirlos, mostrar su estado (emitido, pagado o devuelto) y generar remesas de cobro en formato A.E.B. 19 o 58.
• Zeus incorpora en todo el ciclo la posibilidad de gestionar de forma automática, cuentas bancarias con formato IBAN para transferencias internacionales.

• Control de stock: podremos definir diferentes parámetros a controlar en cada uno de nuestros vehñiculos.
• Avisos de reposición según cantidades máximas, mínimas, deseadas y habituales.
• Configuración de vehículos como almacenes clasificados por producto.
• Movimientos de artículos entre los diferentes vehículos y almacenes.
• Aviso de mantenimientos para revisiones en función del tiempo o de los kilómetros recorridos.
• Control sobre el gasto de combustible.

Diferentes partes de trabajo disponibles para multitud de aspectos cubiertos por cada empresa, que luego podrán ser facturados y enviados al cobro, de la manera más cómoda posible:

• Incidencias: que cubren cualquier tipo de trabajo de reparación que realicemos en cada cliente con control de tiempo empleado, repuestos utilizados o llamadas realizadas y recibidas para que sea consciente en cada momento de la rentabilidad que supone cada acción realizada.
• Mantenimientos: sobre maquinaria o cualquier otro tipo de instalación.
• Traslado: de cualquier producto, maquinaria o dispositivo que requiera una planificación y unos costes que merezcan la pena ser medidos.
• Limpieza: de cualquier instalación, ubicación o pieza.

• Piezas de repuesto utilizadas.
• Llamadas recibidas durante la gestión de la avería para un posterior seguimiento de la calidad ofrecida a cada uno de los clientes.
• Alta, baja y asignación de incidencias sobre cualquier elemento del sistema.
• Histórico de averías por cliente.
• Diferentes avisos automáticos y configurables a las personas implicadas en el proceso de reparación.

• Soporte para trabajar sin conexión a internet (offline) durante toda la jornada laboral.
• Alta y modificación de albaranes de venta.
• Catalogo de articulos configurable para cada comercial que tengamos en ruta.
• Alta, baja y modificación de averías.
• Control de trabajo y entregas realizadas mediante control de firmas sincronizadas de manera automática.
• Repostajes de combustible en estaciones de servicio o depositos propios.
• Control de partes creados, iniciados, terminados y su duración en tiempo real.
• Aplicaciones nativas para tablets y móviles Android y soluciones compatibles para iPhone.

• Informes de stock en almacén y vehículos.
• Informes de gestión, pedidos de clientes, albaranes de entrega o recepción, diarios de facturación, recibos de clientes, comisiones a agentes comerciales, remesas de recibos y un largo etcetera.
• Diarios de facturación, reposición o falta de stock filtrados por:
• Compra o venta.
• Periodos de tiempo (mensual, trimestral, anual, etc).
• Familias de artículos.
• Fabricante.
• Zonas geográficas.
• Precio.
• Caducidad.
• Envío de múltiples tipos de documentos mediante correo electrónico.
• Emisión de informes en diferentes formatos (ExCEL, PDF, HTML, CSV, TXT, etc).

• Zeus está gestionado por especialistas dedicados exclusivamente al sistema, así que puede confiar en que sus datos están seguros con copias de seguridad off-site diarias (transferidas a otro lugar físico).
• Soporte fanático. Podemos ofrecer la mejor aplicación del mercado, pero un buen programa no es nada sin un soporte detrás que lo mantenga, actualice y esté disponible para cuando se le necesite
• Al no estar instalado en el equipo del cliente este puede olvidarse de virus, reinstalaciones y averías.
• Sin instalaciones y actualizaciones. El cliente no tendrá que instalar nada, solo acceder a Zeus mediante su navegador y trabajará sin más complicaciones, a una velocidad prácticamente indistinguible de una aplicación local.
• Actualizaciones transparente. El operador nunca más tendrá que estar pendiente de si la versión que tiene está actualizada o preparada para los constantes cambios del día a día. Zeus estará a la última de manera totalmente automática.
• Nos tomamos en serio las propuestas del cliente. De verdad. Cualquier sugerencia que tenga sobre cambios, mejoras o automatización, son consideradas e introducidas en la pila de desarrollo si son útiles. De esa manera actulizamos cualquier proceso en la aplicación para mejorar en velocidad, usabilidad (número de pasos), etc.

Enteresé de que está pasando en su empresa sin ni siquiera tener que abrir Zeus. Reciba correos periódicos automatizados y personalizables con información específica sobre la situación de cada aspecto remarcable de su empresa:

• Partes de trabajo no resueltos.
• Incidencias pendientes de resolver al final del día.
• Albaranes con algún tipo de incidencia o falta de información adicional.
• Alarmas configurables sobre diferentes aspectos.
• Etc, etc.

• Cambios de valor en general o por grupos sobre infinidad de valores presentes en la aplicación (precios de artículos, % IVA, % RE).
• Soporte para cualquier modificación masiva que necesite realizar.

• Virus: toda la información manejada por Zeus está completamente segura.
• Instalaciones: no tendrá que instalar nada, solo acceda a nuestro software de gestión mediante su URL, introduzca sus credenciales de usuario y trabaje sin mas complicaciones.
• Actualizaciones: nunca más tendrá que estar pendiente de si la versión que tiene esta actualizada o preparada para los constantes cambios del día a día. Zeus estará a la última de manera totalmente transparente.
• Copias de seguridad: nuestra estricta política de seguridad no permite que se pierda nada. Además si así lo desea, estaremos encantados de hacérselas llegar cada vez que lo requiera.
• No sentirse escuchado: cualquier sugerencia que tenga sobre cambios, mejoras o cualquier otro asunto, no dude en comunicárnosla. Sus aportaciones son la chispa que nos hace crecer y mejorar cada día.

Nos hemos dejado lo mejor para el final. Nuestro objetivo es ofrecer soluciones escalables a cualquier empresa, desde el pequeño autónomo hasta las grandes organizaciones. Por eso el precio va en función de las necesidades que cada empresa tiene en su explotación, mes a mes. Nuestros clientes no necesitan invertir en servidores, licencias o infraestructura. Y por supuesto, al alimentarse el sistema en tiempo real por los empleados no es necesario mantener personal extra especializado en la codificación de informes, partes de trabajo o validación de procesos.

Pruebe sin compromiso nuestra solución y verifique que cumple con sus expectativas.

Si todo lo expuesto anteriormente le ha convencido o siente curiosidad, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de realizar una demostración en vivo de las capacidades de nuestro software. Una imagen vale mas que mil palabras, así que lo mejor será que busquemos un hueco para conectarnos en remoto y hablar en más detalle sobre cualquier punto que más le interese.