Atenea

Academias de formación

Una academia de formación es un centro dedicado a la enseñanza y la preparación de personas en las más diversas materias: idiomas, oposiciones, refuerzo escolar, música, informática, formación profesional, preparación de acceso a la universidad o cualquier disciplina imaginable. Su labor consiste en transmitir conocimiento de forma organizada, planificar itinerarios de aprendizaje y acompañar al alumno a lo largo de todo su proceso formativo hasta que alcanza los objetivos marcados.

Podemos encontrarlas en multitud de formatos y contextos: pequeñas academias de barrio, escuelas de idiomas, centros de preparación de oposiciones, academias de refuerzo, conservatorios, escuelas de danza, autoescuelas o grandes centros de formación con decenas de aulas. En cada uno de esos entornos la actividad se adapta a un público objetivo muy distinto, desde niños en edad escolar hasta profesionales que buscan reciclarse o adultos que retoman sus estudios.

Las posibilidades para este sector son enormes y están en continua evolución. La formación presencial convive hoy con la formación online, el aula física se complementa con el campus virtual y las clases en directo se combinan con contenidos grabados, tutorías telemáticas y ejercicios autocorregibles. Sea cual sea el modelo, todas las academias comparten una misma necesidad: organizar alumnos, matrículas, cursos, grupos, horarios, profesores, aulas, cobros y evaluaciones de forma ágil y sin errores.

¿Qué es la gestión académica?

Usamos el término gestión académica para hacer referencia al conjunto de tareas administrativas y docentes que hacen posible el funcionamiento diario de un centro de formación: inscribir alumnos, asignar grupos, elaborar horarios, controlar la asistencia, registrar calificaciones, emitir recibos de mensualidad y coordinar al equipo docente. Cuando todo esto se realiza de forma manual o dispersa, el centro pierde tiempo, comete errores y desaprovecha información muy valiosa.

Software para academias de formación

Durante mucho tiempo el sector de las academias y centros de formación permaneció desatendido por parte de las empresas desarrolladoras de software. Por este motivo muchos centros no pudieron disponer de una solución automatizada, asequible, fácil y de calidad para la gestión de su negocio. Por suerte todo esto ha cambiado y hoy contamos con un amplio abanico de posibilidades. Por ello, la cuestión ahora es otra: ¿cómo encontrar un software para academias que se adapte a nuestras necesidades? ¿Cómo valorar dicho software basándonos en criterios de funcionalidad, usabilidad y costes?

Si realizamos un análisis sobre el sector, estudiando el número de alumnos, el número de profesores, la cantidad de cursos y grupos o las infraestructuras de cada centro, podemos establecer los siguientes rangos para cualquier tipo de organización en general y para las academias de formación en particular:

1. Ningún tipo de gestión informatizada: fichas en papel, listas de asistencia impresas, recibos manuales, notas sueltas, etc. Esta gestión es válida únicamente para microacademias que mantienen su actividad a muy pequeña escala.
2. Métodos de gestión generalistas: hojas de cálculo, documentos, correos electrónicos, agendas compartidas, etc. Método ultra económico y medianamente válido para una gestión simple, sin ningún tipo de pretensión ni aporte de valor añadido por parte del software (rentabilidad por curso, tiempo real, seguimiento del alumno, etc.).
3. Aplicaciones especializadas en gestión de academias. Encontrábamos dos tipos:
   • Asequibles: los problemas de estas aplicaciones vienen de su elección de tecnologías monopuesto desfasadas o fuertemente acopladas a un fabricante de bases de datos, poco flexibles y lentas en su evolución.
   • Excesivamente caras para cierto tipo de centros: se trata de aplicaciones que, aun cubriendo las expectativas del centro y aportando cierto valor añadido a la simple gestión de los datos, resultan muy caras, complejas, con ciclos de actualización largos y que necesitan personal específico a su cargo para mantener su correcto funcionamiento, por lo que no son una opción válida para la mayoría de academias.

¿Compatibilidad y mantenimiento?

En pleno siglo XXI las aplicaciones clásicas de escritorio han dado paso a las soluciones en la nube. Las aplicaciones instaladas siguen teniendo vigencia dependiendo del ámbito de trabajo, sin embargo sus características inherentes hacen que sigamos expuestos a problemas derivados de su mantenimiento:

• Averías físicas del equipo.
• Copias de seguridad.
• Virus.
• Espacio disponible en el equipo en que se encuentran instaladas.
• Acceso simultáneo por parte de varios usuarios (secretaría, dirección, profesorado).

Por contra, las aplicaciones puramente en la nube (cloud) hacen que podamos abstraernos de todos esos inconvenientes para centrarnos únicamente en lo que nos interesa, la funcionalidad y disponibilidad del software de gestión de la academia.

Las soluciones en la nube ofrecen la opción más versátil y cómoda para cualquier tipo de centro de formación.

Una buena política de copias de seguridad transparente al usuario, acceso compatible desde cualquier navegador en cualquier plataforma ya sea de escritorio o móvil (Chrome, Firefox, Edge, Safari, Brave, etc.) y velocidad adecuada en cada proceso, hacen que el software en la nube sea la mejor opción en términos de comodidad, mantenimiento y escalabilidad. Esto resulta especialmente valioso en una academia, donde el profesorado necesita acceder a listados, asistencia y calificaciones desde el aula, y la dirección quiere consultar la situación del centro desde cualquier lugar.

¿Capacidad de adaptación?

La tecnología cambia muy rápidamente, nuevos protocolos, nuevo hardware, nuevo software. Internet cambia cada día, por lo que es imprescindible adaptarse a esos cambios asimilando aquellos que lo merecen y dejando los que no. La integración con plataformas de formación online, videoconferencia, pasarelas de pago o firma electrónica se ha convertido en otro punto clave en el día a día de un buen software de gestión de academias.

Un buen software se define por la capacidad que tiene de adaptarse a los continuos cambios de la vida real.

Por ello, para escoger una solución que se adapte a nuestras necesidades, debemos valorar aquella que sea capaz de evolucionar lo más rápido posible cumpliendo siempre con la calidad y los estándares requeridos en cada nuevo desarrollo.

Agilidad

En el mundo del desarrollo de software una metodología ágil implica conceptos como pruebas unitarias intensivas, integración continua y despliegue automatizado. Para el usuario final esto se traduce en aplicaciones cada vez más robustas y completas a nivel de funcionalidad, otorgando además ventajas competitivas a los centros de formación:

• Eliminación del coste de mantenimiento puesto que el sistema está siempre en desarrollo.
• Ciclos rápidos de actualización.
• Actualizaciones semanales transparentes al usuario.
• Solución de problemas en tiempo récord.

La agilidad viene de la mano de la experiencia del equipo de desarrollo y del número de veces que este ha tenido que adaptarse a las diferentes situaciones planteadas.

Coste

Las academias deben tener en cuenta los gastos de adquisición y los costes asociados con la implantación de un ERP en su organización. Los recursos también pueden tener que ser utilizados en adaptar la solución a nuevos modelos de negocio o tecnologías con las que ya se está trabajando. El trabajo de integración tendrá que llevarse a cabo para sincronizar dichas tecnologías. Se pueden producir gastos asociados a la eliminación de los viejos procedimientos y soluciones anteriores al tener que afrontar una migración de datos que ocupará tiempo.

Además del coste de adquisición o cuotas de mantenimiento, pueden aparecer costes relacionados con la implantación, formación del personal o migración de datos ya existentes.

Encontraremos muchas maneras de abordar el pago de un sistema de este tipo. Si tenemos en cuenta aspectos de los que acabamos de hablar como el mantenimiento o la adaptabilidad, nos damos cuenta de que una solución que implica una compra estática (pago único o aplazado) por un software tal cual está en la versión existente en el momento de la compra supondrá cubrir las necesidades que nuestro centro tiene actualmente y no las que pueda tener en el futuro. No se trata de una mala elección, es simplemente un punto importante a valorar cuando escojamos cuál de las opciones que hay en el mercado se adapta mejor a nuestras necesidades, pues debemos asumir con antelación que cualquier modificación, actualización y mejora supondrá un estudio previo del nuevo coste que tengamos que asumir.

En contrapunto lo tenemos en el pago por suscripción a un software en la nube. En este modelo, las tarifas varían en una gran cantidad de opciones que pueden ser fijas por mes, trimestre o año y ser más o menos variables en función de factores tan dispares como el volumen de datos manejados, el número de alumnos matriculados, la cantidad de profesores, de grupos o de sedes.

Un buen ERP se convierte en pieza central de nuestra organización, por lo que se hace imprescindible manejar los costes de una correcta formación de nuestro personal, un buen mantenimiento y por supuesto un soporte técnico versátil y de calidad.

Beneficios

La adquisición de un sistema ERP para academias de formación debe considerarse como una inversión a largo plazo, por lo que además del coste es importante tener en cuenta los beneficios que traerá al centro.

Su uso permite optimizar y simplificar los procedimientos, reduciendo duplicidades y trabajo manual. La dirección gozará de más información y podrá controlar el rendimiento global de todo el centro en su conjunto, resultando en procesos más eficaces en el momento de la toma de decisiones.

Siendo más sencillo registrar y reportar datos a través de diferentes dispositivos, se facilita el seguimiento del alumno y el control académico, haciendo más rápida la resolución de cualquier incidencia.

Revelando las inexactitudes y errores cometidos, podremos hacer que las personas clave del centro puedan centrarse en tareas de valor añadido (atención al alumno, calidad docente, captación de nuevas matrículas, etc.).

La mayor ventaja es que un sistema así consigue que todas las áreas del centro se muevan como un conjunto: secretaría, dirección, profesorado y administración compartiendo una única fuente de información fiable y actualizada en tiempo real.

Software de gestión y expectativas

Los sistemas ERP no cambian el rendimiento de una organización de un día para otro. Tenemos que verlos como un facilitador del cambio, en lugar de la solución en sí misma. Marcar objetivos poco realistas puede afectar significativamente a la percepción de éxito de la implantación.

La implantación de una aplicación para academias no es la solución en sí misma. En muchos sentidos adoptar el uso de un ERP es el detonante del cambio.

Un buen ERP se convierte en pieza central de nuestro centro, por lo que resulta imprescindible manejar los costes de una correcta formación de nuestro personal, un buen mantenimiento y, por supuesto, un soporte técnico versátil y de calidad.

Si los procesos del centro son constantemente revisados y actualizados, el retorno de la inversión de la implantación de un software de este estilo es obvio. Al llevar a cabo revisiones periódicas de los procesos establecidos y utilizando datos cuantitativos, observaremos que el retorno de la inversión supera al coste, aportando valor a la academia.

Porque es la solución de gestión integral más completa para cualquier centro de formación, presencial u online. Software diseñado para ser multipuesto, multiusuario y multiempresa, ofrece una completa funcionalidad pensada desde el principio para simplificar y potenciar todos los procesos del centro. Gestión de alumnos, matrículas e inscripciones, cursos y asignaturas, grupos y horarios, control de asistencia, evaluaciones, cobros de mensualidades, campus virtual y una larga lista de características que vamos a detallar ahora mismo.

Resumen de funcionalidad incluida

• Multipuesto: acceda desde cualquier lugar del planeta, en el momento que desee, con total seguridad (HTTPS) y sin ningún tipo de restricción a través de la web.
• Multiusuario: sin limitación ni sobrecoste por número de usuarios trabajando en el sistema (secretaría, dirección, profesorado).
• Multisede: sin limitación ni coste extra por número de sedes, aulas o campus vinculados.
• Multiempresa: gestione información relativa a tantos CIF, direcciones y sociedades como necesite.
• Catálogo de cursos y asignaturas organizado por áreas o familias formativas.
• Gestión completa de matrículas e inscripciones con control del ciclo del alumno.
• Control completo de operaciones de compra, venta y cobro de mensualidades.
• Control automático de numeraciones y series de recibos y facturas.
• Tratamiento de remesas de cobro por banca electrónica, según los formatos SEPA definidos por la A.E.B. (Asociación Española de Banca).
• Gestión de cartera con control de vencimientos de recibos de alumnos y pagos a proveedores.
• Control de asistencia por grupo, sesión y alumno, presencial y online.
• Gestión de evaluaciones y calificaciones con boletines de notas configurables.
• Planificación de horarios y calendario académico por grupo, aula y profesor.
• Asignación de docentes a grupos y asignaturas, con control de disponibilidad y horas impartidas.
• Gestión de aulas físicas y ocupación, evitando solapamientos.
• Campus virtual integrado para la formación online: contenidos, tareas y seguimiento.
• Gestión automática de códigos de barras y QR para carnés de alumno, control de acceso, etc.: QR, EAN 8, EAN 13, CODE 39, CODE 128, etc.
• Configurador sencillo de listados de alumnos, grupos, recibos, documentos, etc.
• Portal del alumno y de las familias para consultar horarios, notas, asistencia y recibos.
• Control total sobre periodicidades de cobro configurable según gran cantidad de opciones (mensual, trimestral, por curso, por bono de horas, etc.).
• Rápida adaptación a cualquier modelo formativo del sector.
• Análisis de resultados, ocupación de grupos, rentabilidad por curso, tasas de abandono o asistencia (entre otros) configurables desde perspectivas simplificadas a las más detalladas según necesidades.

No dé de alta varias veces a un mismo contacto solo porque sea alumno y, a la vez, tutor de otro alumno. Atenea cuenta con la posibilidad de distinguir entre diferentes tipos:

• Alumnos: datos generales, datos de contacto, datos bancarios para la domiciliación de recibos, datos académicos, múltiples direcciones (de facturación, fiscal, etc.), consulta de documentos asociados (matrículas, recibos, facturas y boletines de notas), grupos y cursos asociados, historial académico, análisis simplificado de asistencia y rendimiento, etc.
• Tutores y familias: personas responsables del alumno menor de edad, con sus datos de contacto, autorizaciones y acceso al portal de familias para el seguimiento del alumno.
• Proveedores: datos generales, datos comerciales, múltiples direcciones (de facturación, fiscal, etc.), consulta de documentos asociados (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas / abonos y recibos), etc.
• Profesores propios: datos personales, retribuciones, IRPF, nóminas simplificadas, disponibilidad horaria, asignaturas que imparte, etc.
• Profesores externos o colaboradores.

Y además, múltiples direcciones y sedes dentro de un mismo centro, geoposicionamiento de cada lugar de interés, histórico de matrículas y precios, alarmas sobre diferentes criterios, etc.

El alumno es el centro de toda la actividad de una academia, y por eso la gestión de alumnos es el corazón de Atenea:

• Ficha completa del alumno con todos sus datos personales, académicos, de contacto y bancarios.
• Historial académico completo: cursos realizados, grupos, calificaciones, asistencia y observaciones a lo largo del tiempo.
• Estados del alumno (preinscrito, matriculado, activo, de baja, antiguo alumno) para conocer en todo momento la situación de cada estudiante.
• Documentación asociada: contratos de matrícula, autorizaciones, documentos RGPD, imágenes y ficheros adjuntos.
• Seguimiento individualizado con notas internas del profesorado y del personal de secretaría.
• Control de bonos de horas y saldos consumidos para academias que trabajan por paquetes de clases.
• Fotografía y carné del alumno con código QR para el control de acceso al centro.

La matrícula es el proceso que vincula al alumno con la formación que va a recibir. Atenea automatiza y simplifica todo el ciclo de matrículas e inscripciones:

• Preinscripciones y solicitudes de plaza, con listas de espera y control de plazas disponibles por grupo.
• Matrícula del alumno en uno o varios cursos, asignaturas o grupos de forma sencilla y guiada.
• Generación automática de los conceptos de cobro asociados: matrícula, mensualidades, material didáctico, tasas de examen, etc.
• Aplicación de descuentos, becas, bonificaciones por hermanos o promociones configurables.
• Definición del calendario de pagos (mensual, trimestral, pago único, bono de horas, etc.).
• Renovación automática de matrículas de un curso al siguiente, evitando volver a introducir los datos.
• Contratos de matrícula imprimibles y configurables, con consentimientos y cláusulas RGPD incluidas.

• Catálogo de cursos organizado por áreas o familias formativas (idiomas, oposiciones, refuerzo, música, informática, etc.).
• Definición de cada curso con su duración, nivel, número de horas, precio de matrícula y precio de mensualidad.
• Desglose de cada curso en asignaturas o módulos, con sus propios contenidos y criterios de evaluación.
• Configuración de itinerarios formativos y requisitos previos entre cursos y niveles.
• Asociación de material didáctico, temario y recursos a cada curso o asignatura.
• Control sobre las fechas de inicio y fin, convocatorias y ediciones de cada curso.
• Actualización automática de los precios de matrícula y mensualidad por curso, nivel o convocatoria.

• Creación de grupos o clases a partir de un curso o asignatura, con su capacidad máxima de alumnos.
• Asignación de alumnos a cada grupo, con control de plazas ocupadas y disponibles en tiempo real.
• Vinculación de cada grupo con su profesor o profesores, su aula física o virtual y su horario.
• Control de la ocupación de grupos para optimizar la rentabilidad del centro y detectar grupos poco rentables.
• Gestión de cambios de grupo de un alumno, manteniendo su historial y ajustando la facturación.
• Grupos presenciales, online o mixtos (formato híbrido) según el modelo de la academia.

• Elaboración visual de horarios por grupo, profesor y aula, evitando solapamientos de forma automática.
• Calendario académico del curso con periodos lectivos, festivos, vacaciones y días no lectivos.
• Planificación de sesiones y clases recurrentes, así como sesiones puntuales o de recuperación.
• Consulta del horario desde el portal del alumno, de las familias y del profesorado.
• Avisos automáticos ante cambios de horario, cancelaciones o clases de recuperación.
• Visualización global de la ocupación del centro por franjas horarias y aulas.

• Ficha completa del profesor con sus datos personales, titulaciones, especialidades y disponibilidad horaria.
• Asignación de asignaturas, grupos y aulas a cada docente según su especialidad.
• Control de las horas impartidas por cada profesor para el cálculo de nóminas o pagos a colaboradores.
• Portal del profesor para pasar lista, registrar calificaciones, consultar horarios y comunicarse con el centro.
• Gestión de sustituciones y cobertura de clases ante ausencias.
• Seguimiento de la calidad docente mediante encuestas de satisfacción y observaciones internas.

• Gestión de las aulas físicas del centro: capacidad, equipamiento, ubicación y disponibilidad.
• Control de la ocupación de cada aula para evitar dobles reservas y optimizar los espacios.
• Definición de aulas virtuales asociadas a plataformas de videoconferencia para la formación online en directo.
• Integración con el campus virtual para la entrega de contenidos y el seguimiento del alumno.
• Gestión de recursos y material asociado a cada aula (proyectores, equipos informáticos, instrumentos, etc.).
• Reservas puntuales de aulas para tutorías, exámenes o actividades especiales.

El control de asistencia es fundamental tanto para el seguimiento del alumno como para cumplir con las obligaciones de determinados tipos de formación. Con Atenea es rápido y fiable:

• Pase de lista sencillo por parte del profesor desde el aula, con el móvil, la tablet o el ordenador.
• Registro de asistencias, faltas justificadas e injustificadas, retrasos y salidas anticipadas.
• Control de asistencia tanto en clases presenciales como en sesiones online del campus virtual.
• Control de acceso al centro mediante carné con código QR o código de barras.
• Notificación automática a las familias ante la falta de asistencia de un alumno menor de edad.
• Informes de asistencia por alumno, grupo, curso o periodo, con cálculo de porcentajes.

• Definición de los criterios y sistemas de evaluación por curso o asignatura (numérica, por competencias, apto/no apto, etc.).
• Registro de calificaciones por parte del profesorado de forma sencilla desde su portal.
• Gestión de exámenes, pruebas, trabajos y convocatorias, con sus fechas y pesos en la nota final.
• Cálculo automático de la nota final según los criterios definidos.
• Generación de boletines de notas imprimibles y configurables, con envío automático al alumno y a las familias.
• Seguimiento de la evolución del alumno a lo largo del curso y comparativa entre convocatorias.
• Emisión de certificados y diplomas de aprovechamiento o asistencia.

Atenea acompaña a las academias en su salto a la formación online, integrando la gestión administrativa con el campus virtual y el e-learning:

• Publicación de contenidos, temario, vídeos y documentos organizados por curso y asignatura.
• Aulas virtuales para clases en directo mediante integración con plataformas de videoconferencia.
• Entrega de tareas y ejercicios por parte del alumno, con corrección y calificación por el profesorado.
• Ejercicios autocorregibles y cuestionarios para el aprendizaje autónomo.
• Seguimiento del progreso del alumno dentro del campus virtual: contenidos vistos, tareas entregadas y tiempo dedicado.
• Acceso del alumno al campus desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar.
• Combinación de formación presencial y online en un mismo entorno (modelo híbrido).

• Distinción entre conceptos formativos (matrícula, mensualidad, tasa de examen), material didáctico, servicios y suministros.
• Código propio y código por proveedor.
• Agrupaciones por familia o área.
• Gestión de la medida del concepto (horas, sesiones, unidades, etc.) para un control detallado de la facturación según necesidades.
• Control sobre las fechas de vigencia de precios y promociones.
• Códigos de barras: sistema automático de generación de códigos de barras para material y carnés en diferentes formatos: Aztec 2D, CODABAR 1D, Code 128 1D, Data Matrix 2D, EAN-8 1D, EAN-13 1D, MaxiCode 2D, PDF417, QR Code 2D, RSS 14, UPC, etc.
• Actualización automática tanto de los precios de compra por proveedor como de los precios de venta al alumno.

• Presupuestos: se mantiene un control directo de los presupuestos de compras realizadas (material didáctico, equipamiento, suministros), controlando su estado (aceptado, no aceptado, etc.) e integrándolos con el resto del ciclo de compras, generando otros documentos como albaranes, pedidos o facturas, de la forma más directa y sencilla jamás implementada.
• Pedidos: elaboración de pedidos manuales o desde faltas de material. Con generación sencilla de albaranes o facturas a partir de ellos, con control de estado (recibido parcialmente, recibido totalmente o pendiente de recibir) y haciendo uso de un potente control de numeraciones y series de manera manual o automática.
• Albaranes: que pueden crearse manual o automáticamente a partir de uno o varios pedidos, actualizando las existencias del material recibido y diversas actualizaciones en el sistema.
• Facturas: generadas automáticamente o no, Atenea permite realizar facturas rectificativas, agrupar uno o varios albaranes en una única factura o facturar a proveedores sin ficha abierta. Incluye además todo lo necesario para el cálculo de las retenciones para profesionales liberales (autónomos) y el control de gastos suplidos.
• Todos los documentos son imprimibles y configurables, permitiendo definir múltiples formatos por tipo de documento.
• Gestión de pagos: generación automática y control de los recibos (cheques, pagarés, etc.) vinculados a las facturas, para imprimirlos, mostrar su estado (emitido, pagado o devuelto) y generar remesas de pago en formato AEB 34.
• Atenea incorpora en todo el ciclo la posibilidad de gestionar de forma automática diferentes cuentas bancarias con formato IBAN para transferencias nacionales e internacionales.

• Recibos de mensualidad: generación automática de los recibos periódicos de cada alumno según su matrícula, con su calendario de cobro (mensual, trimestral, por curso, etc.).
• Presupuestos: controlando su estado (aceptado, no aceptado, etc.) e integrados en el resto del ciclo de ventas, pueden generar directamente otros documentos como facturas o recibos.
• Facturas: generadas automáticamente o no, Atenea permite realizar facturas rectificativas, agrupar varios conceptos o mensualidades en una única factura o facturar a alumnos sin ficha abierta. Incluye además todo lo necesario para el cálculo de las retenciones y el control de gastos suplidos.
• Todos los documentos son imprimibles y configurables, permitiendo definir múltiples formatos por tipo de documento.
• Gestión de cobros: generación automática y control de los recibos para imprimirlos, mostrar su estado (emitido, pagado o devuelto) y generar remesas de cobro por domiciliación bancaria en formato A.E.B. 19 o 58 (SEPA).
• Control de impagados y devoluciones, con reclamación automática y seguimiento de la cartera de recibos pendientes.
• Integración con pasarelas de pago online para el cobro de matrículas y mensualidades con tarjeta.
• Atenea incorpora en todo el ciclo la posibilidad de gestionar de forma automática cuentas bancarias con formato IBAN para transferencias internacionales.

• Acceso completo desde el móvil o la tablet para el profesorado y el personal del centro.
• Pase de lista y control de asistencia desde el aula en tiempo real.
• Registro de calificaciones y observaciones sobre el alumno directamente desde el dispositivo.
• Consulta de horarios, grupos y fichas de alumno estén donde estén.
• Portal del alumno y de las familias adaptado a cualquier dispositivo para consultar notas, asistencia, horarios y recibos.
• Notificaciones y avisos push sobre cambios de horario, nuevas calificaciones o recibos pendientes.
• Aplicaciones compatibles con móviles y tablets Android e iPhone.

• Informes de alumnos matriculados, altas y bajas, y ocupación de grupos.
• Informes de gestión: recibos de alumnos, diarios de facturación, cobros pendientes, remesas de recibos, comisiones a captadores, pagos a profesores y un largo etcétera.
• Informes académicos: asistencia, calificaciones, boletines de notas, rendimiento por grupo y tasas de abandono, filtrados por:
• Curso, asignatura o grupo.
• Periodos de tiempo (mensual, trimestral, anual, por convocatoria, etc.).
• Áreas o familias formativas.
• Profesor.
• Sede o aula.
• Precio.
• Envío de múltiples tipos de documentos mediante correo electrónico.
• Emisión de informes en diferentes formatos (Excel, PDF, HTML, CSV, TXT, etc.).

Integrado con un completo sistema de inteligencia de negocio (Business Intelligence) que permite realizar en línea cualquier medida o cálculo sobre el centro. Analizando los resultados desde cualquier punto de vista (número de matrículas por curso, ocupación de grupos, ingresos por mensualidades, rentabilidad por curso o sede, tasas de asistencia y abandono, ratios indicadores, tendencias, etc.), ayudamos a la dirección en la toma de decisiones basadas en datos y no en intuiciones.

• Atenea está gestionado por especialistas dedicados exclusivamente al sistema, así que puede confiar en que sus datos están seguros con copias de seguridad off-site diarias (transferidas a otro lugar físico).
• Soporte fanático. Podemos ofrecer la mejor aplicación del mercado, pero un buen programa no es nada sin un soporte detrás que lo mantenga, actualice y esté disponible para cuando se le necesite.
• Al no estar instalado en el equipo del centro, este puede olvidarse de virus, reinstalaciones y averías.
• Sin instalaciones ni actualizaciones. El centro no tendrá que instalar nada, solo acceder a Atenea mediante su navegador y trabajar sin más complicaciones, a una velocidad prácticamente indistinguible de una aplicación local.
• Actualizaciones transparentes. La academia nunca más tendrá que estar pendiente de si la versión que tiene está actualizada o preparada para los constantes cambios del día a día. Atenea estará a la última de manera totalmente automática.
• Nos tomamos en serio las propuestas del cliente. De verdad. Cualquier sugerencia que tenga sobre cambios, mejoras o automatización es considerada e introducida en la pila de desarrollo si resulta útil. De esa manera actualizamos cualquier proceso en la aplicación para mejorar en velocidad, usabilidad (número de pasos), etc.

Entérese de qué está pasando en su centro sin ni siquiera tener que abrir Atenea. Reciba correos periódicos automatizados y personalizables con información específica sobre la situación de cada aspecto remarcable de su academia:

• Recibos de mensualidad pendientes de cobro o devueltos.
• Alumnos con faltas de asistencia acumuladas.
• Grupos con baja ocupación o próximos a completarse.
• Matrículas pendientes de renovar de cara al siguiente curso.
• Alarmas sobre diferentes aspectos (asistencia, cobros, rendimiento, etc.).
• Etc., etc.

• Cambios de valor en general o por grupos sobre infinidad de valores presentes en la aplicación (precios de cursos, importes de mensualidad, % IVA, % de descuento).
• Aplicación masiva de subidas o revisiones de tarifas de cara a un nuevo curso.
• Traslado masivo de alumnos de un grupo o curso al siguiente en la renovación de matrículas.
• Soporte para cualquier modificación masiva que necesite realizar.

• Virus: toda la información manejada por Atenea está completamente segura.
• Instalaciones: no tendrá que instalar nada, solo acceda a nuestro software de gestión mediante su URL, introduzca sus credenciales de usuario y trabaje sin más complicaciones.
• Actualizaciones: nunca más tendrá que estar pendiente de si la versión que tiene está actualizada o preparada para los constantes cambios del día a día. Atenea estará a la última de manera totalmente transparente.
• Copias de seguridad: nuestra estricta política de seguridad no permite que se pierda nada. Además, si así lo desea, estaremos encantados de hacérselas llegar cada vez que lo requiera.
• No sentirse escuchado: cualquier sugerencia que tenga sobre cambios, mejoras o cualquier otro asunto, no dude en comunicárnosla. Sus aportaciones son la chispa que nos hace crecer y mejorar cada día.

Nos hemos dejado lo mejor para el final. Nuestro objetivo es ofrecer soluciones escalables a todas las academias, desde el pequeño centro de barrio hasta los grandes grupos de formación. Por eso el precio va en función del número de alumnos que cada centro tiene matriculados, mes a mes. Nuestros clientes no necesitan invertir en servidores, licencias o infraestructura. Y por supuesto, al alimentarse el sistema en tiempo real por el propio personal del centro, no es necesario mantener personal extra especializado en la elaboración de informes, listados o validación de procesos.

Pruebe sin compromiso nuestra solución y verifique que cumple con sus expectativas.

Si todo lo expuesto anteriormente le ha convencido o siente curiosidad, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de realizar una demostración en vivo de las capacidades de nuestro software para academias. Una imagen vale más que mil palabras, así que lo mejor será que busquemos un hueco para conectarnos en remoto y hablar en más detalle sobre cualquier punto que más le interese.