Hermes - Flotas

Flotas de vehículos

Una flota de vehículos es el conjunto de turismos, furgonetas, camiones, maquinaria o cualquier otro medio de transporte que una empresa emplea para desarrollar su actividad. Desde el mensajero que reparte paquetería hasta la constructora que moviliza maquinaria pesada, pasando por comerciales, servicios de mantenimiento, transporte de mercancías o el alquiler de vehículos, todas estas organizaciones comparten un mismo reto: mantener sus vehículos operativos, controlados y rentables.

Cada vehículo genera una enorme cantidad de información que a menudo se pierde: repostajes, kilómetros recorridos, revisiones, pasos por la ITV, renovaciones de seguro, multas, neumáticos, averías, conductores asignados y un largo etcétera. Cuando esa información no se centraliza, las empresas terminan gestionando su flota a base de intuición, notas sueltas y sobresaltos de última hora.

Las posibilidades de una flota son muy diversas y dependen por completo del sector: reparto de última milla, transporte frigorífico, vehículos comerciales, ambulancias, autobuses, flotas de renting o coches de sustitución. En cada uno de esos escenarios, las necesidades de control cambian, pero el objetivo final es siempre el mismo: reducir costes, alargar la vida útil de los vehículos y evitar sorpresas.

¿Qué es la gestión de flotas?

Usamos el término gestión de flotas para hacer referencia al conjunto de procesos que permiten controlar, mantener y optimizar todos los vehículos de una organización a lo largo de su ciclo de vida. Abarca desde la adquisición o el renting hasta la baja del vehículo, pasando por el mantenimiento, el control de combustible, la asignación de conductores, la geolocalización y el análisis de costes.

Software de gestión de flotas

Durante mucho tiempo, el control de flotas quedó relegado a hojas de cálculo interminables y a la memoria del responsable de turno. Por este motivo, muchas empresas no pudieron disponer de una solución automatizada, asequible, fácil y de calidad para la gestión de sus vehículos. Por suerte todo esto cambió y ahora contamos con un amplio abanico de posibilidades. Por ello, la cuestión ahora es otra: ¿cómo encontrar una aplicación que se adapte a nuestras necesidades? ¿Cómo valorar dicho software basándonos en criterios de funcionalidad, usabilidad y costes?

Si realizamos un análisis sobre el sector, estudiando el número de vehículos en circulación, el número de conductores, el volumen de rutas o las infraestructuras de cada empresa, podemos establecer los siguientes rangos para cualquier tipo de organización en general y para los gestores de flotas en particular:

1. Ningún tipo de gestión informatizada: tickets de gasolinera en la guantera, avisos de la ITV que llegan por correo, revisiones apuntadas en una agenda de papel, etc. Esta gestión es válida para autónomos o microempresas con uno o dos vehículos.
2. Métodos de gestión generalistas: hojas de cálculo, documentos, correos electrónicos, etc. Método ultra económico y medianamente válido para una gestión simple sin ningún tipo de pretensión o aporte de valor añadido por parte del software (rentabilidad por vehículo, avisos en tiempo real, etc).
3. Aplicaciones especializadas en gestión de flotas. Encontrábamos dos tipos:
   • Asequibles: los problemas de estas aplicaciones vienen de su elección de tecnologías monopuesto desfasadas o fuertemente acopladas a un vendedor de bases de datos y poco flexibles y ágiles en su desarrollo.
   • Excesivamente caras para cierto tipo de empresas: se trata de un tipo de aplicación que, aún cubriendo las expectativas del gestor y aportando cierto valor añadido a la simple gestión de los datos, resultan muy caras, complejas, con ciclos de actualización largos y que necesitan personal específico a su cargo para mantener su correcto funcionamiento, por lo que no son una opción válida para la mayoría de empresas en juego.

¿Compatibilidad y mantenimiento?

En pleno siglo XXI las aplicaciones clásicas de escritorio han dado paso a las soluciones en la nube. Las aplicaciones instaladas siguen teniendo vigencia dependiendo del ámbito de trabajo, sin embargo sus características inherentes hacen que sigamos expuestos a problemas derivados de su mantenimiento:

• Averías físicas del equipo.
• Copias de seguridad.
• Virus.
• Espacio disponible en el equipo en que se encuentran instaladas.
• Acceso simultáneo por parte de varios usuarios.

Por contra, las aplicaciones puramente en la nube (cloud) hacen que podamos abstraernos de todos esos inconvenientes para centrarnos únicamente en lo que nos interesa, la funcionalidad y disponibilidad del software.

Las soluciones en la nube ofrecen la opción más versátil y cómoda para cualquier tipo de empresa.

Una buena política de copias de seguridad transparente al usuario, acceso compatible desde cualquier navegador en cualquier plataforma ya sea de escritorio o móvil (chrome, firefox, edge, safari, brave, etc) y velocidad adecuada en cada proceso, hace que el software en la nube sea la mejor opción en términos de comodidad, mantenimiento y escalabilidad. Es la clave para un verdadero control de flotas de vehículos disponible allá donde esté el responsable.

¿Capacidad de adaptación?

La tecnología cambia muy rápidamente: nuevos protocolos, nuevo hardware, nuevo software. Internet cambia cada día, por lo que es imprescindible adaptarse a esos cambios asimilando aquellos que lo merecen y dejando los que no. La integración con cualquier fabricante y protocolo de telemetría, localizadores GPS o dispositivos OBD se ha convertido en otro punto clave en el día a día de un buen software de gestión de flotas.

Un buen software se define por la capacidad que tiene de adaptarse a los continuos cambios de la vida real.

Por ello, para escoger una solución que se adapte a nuestras necesidades, debemos valorar aquella que sea capaz de evolucionar lo más rápido posible y cumpliendo siempre con la calidad y los estándares requeridos en cada nuevo desarrollo.

Agilidad

En el mundo del desarrollo de software una metodología ágil implica conceptos como pruebas unitarias intensivas, integración continua y despliegue automatizado. Para el usuario final esto se traduce en aplicaciones cada vez más robustas y completas a nivel de funcionalidad, otorgando además ventajas competitivas a los usuarios:

• Eliminación del coste de mantenimiento puesto que el sistema está siempre en desarrollo.
• Ciclos rápidos de actualización.
• Actualizaciones semanales transparentes al usuario.
• Solución de problemas en tiempo récord.

La agilidad viene de la mano de la experiencia del equipo de desarrollo y del número de veces que este ha tenido que adaptarse a las diferentes situaciones planteadas.

Coste

Las empresas deben tener en cuenta los gastos de adquisición y los costes asociados con la implantación de una solución de gestión en su organización. Los recursos también pueden tener que ser utilizados en adaptar la solución a nuevos modelos de negocio o tecnologías con las que ya se está trabajando. El trabajo de integración tendrá que llevarse a cabo para sincronizar dichas tecnologías. Se pueden producir gastos asociados a la eliminación de los viejos procedimientos y soluciones anteriores al tener que afrontar una migración de datos que ocupará tiempo.

Además del coste de adquisición o cuotas de mantenimiento, pueden aparecer costes relacionados con la implantación, formación o migración de datos ya existentes.

Encontraremos muchas maneras de abordar el pago de un sistema de este tipo. Si tenemos en cuenta aspectos de los que acabamos de hablar como el mantenimiento o la adaptabilidad, nos damos cuenta de que una solución que implica una compra estática (pago único o aplazado) por un software tal cual está en la versión existente en el momento de la compra, supondrá cubrir las necesidades que nuestra organización tiene actualmente y no las que pueda tener en el futuro. No se trata de una mala elección, es simplemente un punto importante a valorar cuando escojamos cuál de las opciones que hay en el mercado se adapta mejor a nuestras necesidades, pues debemos asumir con antelación que cualquier modificación, actualización y mejora supondrá un estudio previo del nuevo coste que tengamos que asumir.

En contrapunto lo tenemos en el pago por suscripción a un software en la nube. En este modelo, las tarifas varían en una gran cantidad de opciones que pueden ser fijas por mes, trimestre o año y ser más o menos variables en función de factores tan dispares como el volumen de datos manejados, el número de conductores, la cantidad de vehículos, de rutas o de dispositivos de localización, etc.

Un buen software de gestión se convierte en pieza central de nuestra organización, por lo que se hace imprescindible manejar los costes de una correcta formación de nuestro personal, un buen mantenimiento y por supuesto un soporte técnico versátil y de calidad.

Beneficios

La adquisición de un software de control de flotas debe considerarse como una inversión a largo plazo, por lo que además del coste, es importante tener en cuenta los beneficios que traerá a la empresa.

Su uso permite optimizar y simplificar los procedimientos, reduciendo duplicidades y trabajo manual. Los gestores gozarán de más información y podrán controlar el rendimiento global de toda la flota en su conjunto, resultando en procesos más eficaces en el momento de toma de decisiones.

Siendo más sencillo registrar y reportar datos a través de diferentes dispositivos, se facilita el seguimiento y el control, haciendo más rápida la resolución de incidencias y evitando que un vehículo circule con la ITV caducada o el seguro sin renovar.

Revelando las inexactitudes y errores cometidos, podremos hacer que las personas clave puedan centrarse en tareas de valor añadido (planificación de rutas, negociación de tarifas, reducción de siniestralidad, etc).

La mayor ventaja es que un sistema así consigue que todas las áreas del negocio se muevan como un conjunto.

Software de gestión y expectativas

Los sistemas de gestión no cambian el rendimiento de una empresa de un día para otro. Tenemos que verlos como un facilitador del cambio, en lugar de la solución. Marcar objetivos poco realistas puede afectar significativamente sobre la percepción de éxito de la implementación.

La implantación de una aplicación para la gestión de flotas no es la solución en sí misma. En muchos sentidos, adoptar su uso es el detonante del cambio.

Un buen software de gestión se convierte en pieza central de nuestra organización, por lo que resulta imprescindible manejar los costes de una correcta formación de nuestro personal, un buen mantenimiento y por supuesto un soporte técnico versátil y de calidad.

Si los procesos de negocio son constantemente revisados y actualizados, el retorno de la inversión de la implantación de un software de este estilo es obvio. Al llevar a cabo revisiones periódicas de los procesos establecidos y utilizando datos cuantitativos, observaremos que el retorno de la inversión supera al coste, aportando valor al negocio.

Porque es la solución de gestión integral más completa para cualquier empresa con vehículos. Software diseñado para ser multipuesto, multiusuario y multiempresa, ofrece una completa funcionalidad diseñada desde el principio para simplificar y potenciar todos los procesos relacionados con la flota. Ficha completa del vehículo, control de mantenimiento e ITV, seguros y documentación, geolocalización GPS, control de combustible, kilometraje, costes por vehículo, avisos de vencimientos, partes e incidencias y una larga lista de características que vamos a detallar ahora mismo.

Resumen de funcionalidad incluida

• Multipuesto: acceda desde cualquier lugar del planeta, en el momento que desee, con total seguridad (HTTPS) y sin ningún tipo de restricciones a través de la web.
• Multiusuario: sin limitación o sobrecoste por número de usuarios trabajando en el sistema.
• Multiflota: sin limitación o coste extra por número de vehículos o dispositivos GPS vinculados.
• Multiempresa: gestione información relativa a tantos CIF, direcciones y empresas como necesite.
• Ficha completa del vehículo con todo su historial documental, técnico y económico.
• Gestión de conductores, permisos, tarjetas de tacógrafo y asignaciones.
• Control de mantenimiento preventivo y correctivo por tiempo o por kilómetros.
• Avisos automáticos de vencimientos de ITV, seguro, revisiones y renovaciones documentales.
• Control detallado del consumo de combustible y detección de anomalías de repostaje.
• Seguimiento del kilometraje real de cada vehículo.
• Geolocalización de flotas con integración de dispositivos GPS y telemetría.
• Planificación y visualización de rutas sobre mapas.
• Control completo de operaciones de compra de vehículos, recambios y servicios.
• Cálculo del coste total de propiedad (TCO) por vehículo.
• Gestión de multas, sanciones y su imputación al conductor correspondiente.
• Control automático de numeraciones y series de documentos.
• Tratamiento de remesas de pagos por banca electrónica, según formatos SEPA definidos por la A.E.B. (Asociación Española de Banca).
• Gestión de cartera con control de vencimientos de proveedores y talleres.
• Multi-taller y multi-proveedor.
• Trazabilidad completa de recambios, neumáticos y consumibles.
• Gestión automática de códigos de barras y matrículas en múltiples procesos.
• Configurador sencillo de listados de vehículos, conductores, documentos, etc.
• Vehículos, conductores, dispositivos GPS, tarjetas de combustible, pólizas y rutas.
• Rápida adaptación a cualquier protocolo de telemetría de la industria.
• Análisis de costes, consumos, siniestralidad, disponibilidad o inmovilizaciones (entre otros) configurables desde perspectivas simplificadas a las más detalladas según necesidades.

No dé de alta varias veces a un mismo contacto solo porque sea proveedor y cliente a la vez. Hermes - Flotas cuenta con la posibilidad de distinguir entre diferentes tipos:

• Clientes: datos generales, datos bancarios, datos comerciales (descuento, riesgo máximo y actual), múltiples direcciones (de facturación, fiscal, etc), consulta de documentos asociados (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas / abonos y recibos), vehículos asociados en régimen de alquiler o servicio, análisis simplificado de rentabilidad, etc.
• Proveedores y talleres: datos generales, datos comerciales, múltiples direcciones (de facturación, fiscal, etc), servicios y recambios habituales, consulta de documentos asociados (presupuestos, órdenes de reparación, albaranes, facturas / abonos y recibos), etc.
• Aseguradoras y correduría: pólizas asociadas, coberturas, partes de siniestro y tramitaciones.
• Conductores propios: datos personales, tipos de permiso, comisiones, IRPF, nóminas simplificadas, etc.
• Conductores externos y subcontratas.

Y además, múltiples direcciones y bases de operaciones para los vehículos dentro de una misma empresa, geoposicionamiento de cada lugar de interés, histórico de asignaciones y costes, alarmas sobre diferentes criterios, etc.

• Distinción entre vehículos, recambios, neumáticos, consumibles, suministros (combustible, peajes, seguros, impuestos, etc) y servicios (reparaciones, revisiones, lavados, etc).
• Código propio y código por proveedor o taller.
• Agrupaciones por familia (motor, frenos, rodaje, carrocería, etc).
• Gestión de la medida del artículo (litros, kg, horas de mano de obra, etc) para un control detallado de la facturación y del gasto según necesidades.
• Control sobre las fechas de garantía de recambios y reparaciones.
• Códigos de barras: sistema automático de generación de códigos de barras para cada artículo en diferentes formatos: Aztec 2D, CODABAR 1D, Code 128 1D, Data Matrix 2D, EAN-8 1D, EAN-13 1D, MaxiCode 2D, PDF417, QR Code 2D, RSS 14, UPC, etc.
• Actualización automática tanto de los precios de compra por proveedor como de las tarifas de servicio por cliente.

El corazón de Hermes - Flotas es la ficha del vehículo, un expediente único que centraliza absolutamente toda la información de cada unidad de la flota:

• Datos identificativos: matrícula, bastidor (VIN), marca, modelo, versión, color, tipo de vehículo y categoría.
• Datos técnicos: cilindrada, potencia, tipo de combustible, emisiones, distintivo ambiental de la DGT, MMA, número de plazas y equipamiento.
• Datos de adquisición: fecha de matriculación, forma de adquisición (compra, renting, leasing), proveedor, precio, valor residual y fecha prevista de baja o devolución.
• Estado operativo en tiempo real: disponible, en ruta, en taller, inmovilizado o dado de baja.
• Historial completo de conductores, repostajes, mantenimientos, ITV, seguros, incidencias y costes asociados, todo accesible desde un único lugar.
• Asignación de dispositivos GPS, tarjetas de combustible, tarjetas de peaje y accesorios.
• Documentación digitalizada adjunta (permiso de circulación, ficha técnica, contrato de renting, póliza, etc).

• Ficha completa de cada conductor con datos personales y de contacto.
• Control de permisos de conducción, categorías (B, C, C+E, D, etc) y sus fechas de caducidad, con avisos automáticos de renovación.
• Gestión de tarjetas de tacógrafo, certificados CAP y formación obligatoria.
• Asignación de vehículos a conductores, ya sea de forma fija o rotativa, con histórico completo de quién conducía cada vehículo en cada momento.
• Imputación de multas y sanciones al conductor responsable en el momento de la infracción.
• Control de reconocimientos médicos y aptitud psicofísica.
• Análisis de conducción y siniestralidad por conductor cuando se dispone de telemetría.

El mantenimiento de vehículos es donde una flota gana o pierde dinero. Hermes - Flotas permite planificar, ejecutar y controlar todo el ciclo de mantenimiento:

• Definición de planes de mantenimiento preventivo por modelo o por vehículo, basados en tiempo (cada X meses) o en uso (cada X kilómetros), lo que se cumpla antes.
• Avisos automáticos cuando una revisión está próxima a vencer, evitando penalizaciones por perder la garantía del fabricante.
• Mantenimiento correctivo: registro de averías, órdenes de reparación, recambios utilizados y mano de obra empleada.
• Control del paso por la ITV: fecha del último y del próximo pase, resultado (favorable, desfavorable, negativo), defectos detectados y aviso anticipado del vencimiento.
• Control de neumáticos: montaje, desgaste, rotaciones y sustituciones, con seguimiento por posición y por kilómetros recorridos.
• Histórico completo de intervenciones por vehículo, con el coste asociado a cada una de ellas.
• Comparativa de talleres por coste, tiempo de inmovilización y calidad del servicio.

• Gestión de pólizas de seguro por vehículo: compañía, número de póliza, tipo de cobertura (terceros, terceros ampliado, todo riesgo con o sin franquicia), prima y vencimiento.
• Avisos automáticos de renovación de la póliza para que ningún vehículo circule sin seguro en vigor.
• Gestión de partes de siniestro: fecha, descripción, terceros implicados, franquicia, estado de la tramitación e importe indemnizado.
• Control del impuesto de circulación (IVTM) y otros tributos, con sus fechas de pago.
• Repositorio documental digitalizado: permiso de circulación, ficha técnica (ITV), contrato de renting o leasing, tarjeta de transporte, certificados, etc.
• Alertas ante cualquier documento que caduque, quede pendiente de renovación o falte por adjuntar.

El combustible suele ser la mayor partida de gasto de una flota. El control de combustible de Hermes - Flotas ofrece:

• Registro de repostajes de forma manual o mediante importación automática de las tarjetas de combustible (Solred, Cepsa, BP, etc).
• Cálculo del consumo medio real (litros / 100 km) por vehículo y su comparación con el consumo homologado.
• Detección de anomalías de repostaje: repostajes superiores a la capacidad del depósito, repostajes fuera de ruta o con el vehículo inmovilizado, o discrepancias respecto al kilometraje declarado.
• Control del gasto por vehículo, por conductor, por ruta y por periodo.
• Soporte para depósitos propios (surtidores internos) además de las estaciones de servicio.
• Seguimiento de recargas para vehículos eléctricos e híbridos enchufables (kWh y coste).

• Registro del kilometraje de cada vehículo de forma manual, desde el móvil, a partir de los repostajes o de forma automática mediante el dispositivo GPS.
• Cálculo de la media de kilómetros recorridos por día, semana o mes para cada vehículo.
• El kilometraje alimenta directamente los planes de mantenimiento, disparando los avisos de revisión en el momento adecuado.
• Detección de incoherencias en las lecturas (retrocesos del cuentakilómetros, saltos anómalos, etc).
• Comparativa de uso entre vehículos para reequilibrar la flota y detectar unidades infrautilizadas o sobreexplotadas.
• Base para el reparto de costes por kilómetro y para el cálculo del valor residual del vehículo.

Con el apoyo de dispositivos de localización, Hermes - Flotas ofrece una completa gestión de flota GPS en tiempo real:

• Visualización sobre mapa de la posición en tiempo real de cada vehículo de la flota.
• Histórico de recorridos: reproducción de la ruta seguida por un vehículo en una fecha determinada, con paradas, tiempos de detención y velocidades.
• Planificación y asignación de rutas, con visualización gráfica sobre mapas y geolocalización de los puntos de interés (clientes, bases, talleres, etc).
• Definición de geocercas (geofencing) con avisos automáticos de entrada y salida de zonas determinadas.
• Optimización de trayectos para reducir kilómetros, tiempo y consumo de combustible.
• Integración con distintos fabricantes de localizadores y dispositivos de telemetría del mercado.

Saber cuánto cuesta realmente cada vehículo es imprescindible para tomar buenas decisiones. Hermes - Flotas calcula de forma automática el coste total de propiedad (TCO):

• Costes fijos: amortización o cuota de renting, seguro, impuesto de circulación, tasas y permisos.
• Costes variables: combustible, mantenimiento, reparaciones, neumáticos, peajes, lavados y limpieza.
• Costes indirectos: multas, franquicias de siniestros, tiempos de inmovilización y vehículos de sustitución.
• Cálculo del coste por kilómetro y del coste mensual de cada vehículo.
• Comparativa entre vehículos, modelos o formas de adquisición (compra frente a renting) para respaldar las decisiones de renovación de la flota.
• Imputación de costes por centro de coste, departamento, proyecto o cliente.

Un vehículo con la ITV caducada o el seguro sin renovar puede paralizar la actividad y acarrear sanciones. Por eso Hermes - Flotas incorpora un potente sistema de avisos y vencimientos:

• Avisos anticipados y configurables (con días de antelación a elección) de ITV, seguro, impuestos y revisiones.
• Vencimientos de permisos de conducción, tarjetas de tacógrafo, certificados CAP y reconocimientos médicos de los conductores.
• Vencimientos de contratos de renting o leasing y fechas previstas de devolución o renovación.
• Panel de control (cuadro de mando) que muestra de un vistazo todo lo que está por vencer, ordenado por urgencia.
• Notificación por correo electrónico y aviso dentro de la propia aplicación a las personas responsables.
• Semáforo visual por vehículo (verde, ámbar, rojo) según el estado de sus vencimientos.

• Creación de partes de trabajo para revisiones, reparaciones, entregas o cualquier servicio, con control del tiempo transcurrido desde el inicio hasta la finalización.
• Alta, baja y asignación de incidencias sobre cualquier vehículo del sistema (averías, daños, siniestros, quejas, etc).
• Registro de las llamadas y comunicaciones durante la gestión de una incidencia para un posterior seguimiento de la calidad ofrecida.
• Recambios utilizados y mano de obra empleada en cada intervención.
• Histórico de averías e incidencias por vehículo, muy útil para decidir sobre su renovación.
• Diferentes avisos automáticos y configurables a las personas implicadas en el proceso de reparación.

• Presupuestos: se mantiene un control directo de los presupuestos de compras y reparaciones, controlando su estado (aceptado, no aceptado, etc) e integrándolos con el resto del ciclo de compras, generando otros documentos como albaranes, pedidos o facturas, de la forma más directa y sencilla jamás implementada.
• Pedidos: elaboración de pedidos manuales o desde faltas de stock de recambios. Con generación sencilla de albaranes o facturas a partir de ellos, con control de estado (recibido parcialmente, recibido totalmente o pendiente de recibir) y haciendo uso de un potente control de numeraciones y series de manera manual o automática.
• Albaranes y órdenes de reparación: que pueden crearse manual o automáticamente a partir de uno o varios pedidos, actualizando el stock de los recambios recibidos y diversas actualizaciones en el sistema.
• Facturas: generadas automáticamente o no, Hermes - Flotas permite realizar facturas rectificativas, agrupar uno o varios albaranes en una única factura o registrar gastos sin ficha de proveedor abierta. Incluye además todo lo necesario para el cálculo de las retenciones para profesionales liberales (autónomos) y el control de gastos suplidos.
• Todos los documentos son imprimibles y configurables, permitiendo definir múltiples formatos por tipo de documento.
• Gestión de pagos: generación automática y control de los recibos (cheques, pagarés, etc) vinculados a las facturas, para imprimirlos, mostrar su estado (emitido, pagado o devuelto) y generar remesas de pago en formato AEB 34.
• Hermes - Flotas incorpora en todo el ciclo la posibilidad de gestionar de forma automática diferentes cuentas bancarias con formato IBAN para transferencias nacionales e internacionales.

• Presupuestos: controlando su estado (aceptado, no aceptado, etc) e integrados en el resto del ciclo de facturación, pueden generar otros documentos como albaranes, pedidos o facturas directamente. Muy útil para empresas que prestan servicios con sus vehículos o que alquilan flota.
• Pedidos y servicios: pueden generar directamente albaranes o facturas, además de gestionar automáticamente su estado (servido parcialmente, servido totalmente o pendiente de servir) y poder establecer su numeración de manera manual o automática.
• Albaranes: que pueden crearse manual o automáticamente a partir de uno o varios pedidos, junto con diversas actualizaciones en el sistema.
• Facturas: generadas automáticamente o no, con la posibilidad de realizar facturas rectificativas, agrupar uno o varios albaranes en una única factura o facturar a clientes sin ficha abierta (clientes de contado). Incluye además todo lo necesario para el cálculo de las retenciones para profesionales liberales (autónomos) y el control de gastos suplidos.
• Todos los documentos son imprimibles y configurables, permitiendo definir múltiples formatos por tipo de documento.
• Gestión de cobros: generación automática y control de los recibos (cheques, pagarés, etc) para imprimirlos, mostrar su estado (emitido, pagado o devuelto) y generar remesas de cobro en formato A.E.B. 19 o 58.
• Toda la operativa contempla la gestión automática de cuentas bancarias con formato IBAN para transferencias nacionales e internacionales.

• Soporte para trabajar sin conexión a internet (offline) durante toda la jornada laboral.
• Registro de repostajes en estaciones de servicio o depósitos propios directamente desde el móvil.
• Anotación del kilometraje y lectura del cuentakilómetros con un par de toques.
• Alta, baja y modificación de partes e incidencias sobre la marcha.
• Fotografías de daños, siniestros o documentación adjuntas directamente al vehículo.
• Control de partes creados, iniciados, terminados y su duración en tiempo real.
• Consulta de la ficha del vehículo, sus vencimientos y su historial desde cualquier lugar.
• Aplicaciones nativas para tablets y móviles Android y soluciones compatibles para iPhone.

Si además contamos con apoyo hardware basado en dispositivos GPS y telemetría, Hermes - Flotas es capaz de ofrecer en tiempo real:

• Actualización automática de la posición, el kilometraje y el estado de cada vehículo.
• Alta y notificación automática de eventos (exceso de velocidad, salida de geocerca, encendido y apagado del motor, etc).
• Lectura de parámetros del vehículo a través del puerto OBD (nivel de combustible, revoluciones, códigos de avería, etc) cuando el hardware lo permite.
• Control en tiempo real sobre recorridos, tiempos de conducción y descanso, inactividad o cualquier otro tipo de evento que el hardware sea capaz de generar.

• Informes de estado de la flota, disponibilidad y vehículos inmovilizados.
• Informes de gestión, órdenes de reparación, diarios de facturación, recibos, comisiones a agentes, remesas de recibos y un largo etcétera.
• Diarios de gastos, consumos, mantenimientos o vencimientos filtrados por:
• Compra o venta.
• Periodos de tiempo (mensual, trimestral, anual, etc).
• Familias de artículos o tipos de gasto.
• Vehículo, conductor o grupo de vehículos.
• Zonas geográficas o rutas.
• Coste.
• Vencimiento.
• Envío de múltiples tipos de documentos mediante correo electrónico.
• Emisión de informes en diferentes formatos (Excel, PDF, HTML, CSV, TXT, etc).

Integrado con un completo sistema de inteligencia de negocio (Business Intelligence) que permite realizar en línea cualquier medida o cálculo sobre la flota. Analizando los resultados desde cualquier punto de vista (coste por kilómetro por vehículo, consumo por conductor, siniestralidad por zona, disponibilidad por modelo, rentabilidad, ratios indicadores, tendencias, etc), ayudamos al gestor en la toma de decisiones basadas en datos y no en intuiciones.

• Hermes - Flotas está gestionado por especialistas dedicados exclusivamente al sistema, así que puede confiar en que sus datos están seguros con copias de seguridad off-site diarias (transferidas a otro lugar físico).
• Soporte fanático. Podemos ofrecer la mejor aplicación del mercado, pero un buen programa no es nada sin un soporte detrás que lo mantenga, actualice y esté disponible para cuando se le necesite.
• Al no estar instalado en el equipo del cliente, este puede olvidarse de virus, reinstalaciones y averías.
• Sin instalaciones ni actualizaciones. El cliente no tendrá que instalar nada, solo acceder a Hermes - Flotas mediante su navegador y trabajará sin más complicaciones, a una velocidad prácticamente indistinguible de una aplicación local.
• Actualizaciones transparentes. El gestor nunca más tendrá que estar pendiente de si la versión que tiene está actualizada o preparada para los constantes cambios del día a día. Hermes - Flotas estará a la última de manera totalmente automática.
• Nos tomamos en serio las propuestas del cliente. De verdad. Cualquier sugerencia que tenga sobre cambios, mejoras o automatización es considerada e introducida en la pila de desarrollo si resulta útil. De esa manera actualizamos cualquier proceso en la aplicación para mejorar en velocidad, usabilidad (número de pasos), etc.

Entérese de lo que está pasando en su flota sin ni siquiera tener que abrir Hermes - Flotas. Reciba correos periódicos automatizados y personalizables con información específica sobre la situación de cada aspecto remarcable de su empresa:

• Vehículos con la ITV, el seguro o una revisión a punto de vencer.
• Partes de trabajo planificados y no resueltos.
• Incidencias pendientes de resolver al final del día.
• Anomalías de repostaje o consumos fuera de lo esperado.
• Alarmas sobre diferentes aspectos (costes, disponibilidad, siniestralidad, etc).
• Etc, etc.

• Cambios de valor en general o por grupos sobre infinidad de valores presentes en la aplicación (precios de artículos, % IVA, % RE, tarifas de servicio).
• Reasignación masiva de vehículos entre conductores, bases o centros de coste.
• Actualización masiva de planes de mantenimiento sobre grupos de vehículos.
• Soporte para cualquier modificación masiva que necesite realizar.

• Virus: toda la información manejada por Hermes - Flotas está completamente segura.
• Instalaciones: no tendrá que instalar nada, solo acceda a nuestro software de gestión mediante su URL, introduzca sus credenciales de usuario y trabaje sin más complicaciones.
• Actualizaciones: nunca más tendrá que estar pendiente de si la versión que tiene está actualizada o preparada para los constantes cambios del día a día. Hermes - Flotas estará a la última de manera totalmente transparente.
• Copias de seguridad: nuestra estricta política de seguridad no permite que se pierda nada. Además, si así lo desea, estaremos encantados de hacérselas llegar cada vez que lo requiera.
• Sustos de última hora: con los avisos de vencimientos, ningún vehículo volverá a circular con la ITV caducada o el seguro sin renovar.
• No sentirse escuchado: cualquier sugerencia que tenga sobre cambios, mejoras o cualquier otro asunto, no dude en comunicárnosla. Sus aportaciones son la chispa que nos hace crecer y mejorar cada día.

Nos hemos dejado lo mejor para el final. Nuestro objetivo es ofrecer soluciones escalables a todas las empresas, desde el pequeño autónomo con un par de furgonetas hasta las grandes flotas. Por eso el precio va en función de la cantidad de vehículos que cada empresa tiene en circulación, mes a mes. Nuestros clientes no necesitan invertir en servidores, licencias o infraestructura. Y por supuesto, al alimentarse el sistema en tiempo real por los propios empleados, no es necesario mantener personal extra especializado en la codificación de informes, partes de trabajo o validación de procesos.

Pruebe sin compromiso nuestra solución y verifique que cumple con sus expectativas.

Si todo lo expuesto anteriormente le ha convencido o siente curiosidad, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de realizar una demostración en vivo de las capacidades de nuestro software de gestión de flotas. Una imagen vale más que mil palabras, así que lo mejor será que busquemos un hueco para conectarnos en remoto y hablar en más detalle sobre cualquier punto que más le interese.