Hermes - S.A.T.

Servicio de Asistencia Técnica (S.A.T.)

El Servicio de Asistencia Técnica, conocido habitualmente por sus siglas S.A.T., engloba todas las actividades destinadas a mantener, reparar y garantizar el correcto funcionamiento de cualquier tipo de maquinaria industrial, equipo o dispositivo. Hablamos de un conjunto de tareas que abarcan desde la atención de un aviso de avería y su posterior diagnóstico, hasta la reparación en campo, la sustitución de repuestos, la puesta a punto y el seguimiento posventa de cada intervención realizada.

Podemos encontrar servicios técnicos en multitud de sectores: climatización, refrigeración industrial, maquinaria hostelera, ascensores, equipos médicos, sistemas contra incendios, líneas de producción, equipos de bombeo, instalaciones eléctricas, maquinaria agrícola, informática, telecomunicaciones y un largo etcétera. En cada uno de ellos, el objetivo es el mismo: minimizar el tiempo de parada de los equipos y prolongar su vida útil garantizando la satisfacción del cliente.

Las posibilidades de este ámbito son muy diversas y están en continua evolución. Un mismo departamento técnico puede dar cobertura a instalaciones fijas, equipos portátiles, dispositivos conectados o flotas de maquinaria repartidas por todo el territorio. Dependerá mucho del tipo de equipo y del contrato establecido para que la naturaleza de las intervenciones cambie, aunque lo más habitual será gestionar averías, revisiones periódicas, instalaciones, puestas en marcha y mantenimientos preventivos sobre cualquier clase de maquinaria o dispositivo.

¿Qué es la gestión de un servicio técnico?

Usamos el término gestión de servicio técnico para hacer referencia al conjunto de procesos que permiten organizar el trabajo de un departamento o empresa de mantenimiento: recepción de avisos, planificación de técnicos, ejecución de las órdenes de reparación, control de repuestos, facturación de los trabajos y análisis de resultados. Cuanto mejor engranados estén estos procesos, mayor será la capacidad de respuesta y la rentabilidad del servicio.

Software de gestión SAT

Durante mucho tiempo el sector de las empresas de asistencia técnica y mantenimiento industrial permaneció desatendido por parte de las empresas desarrolladoras de software. Por este motivo estas empresas no pudieron disponer de una solución automatizada, asequible, fácil y de calidad para la gestión de sus servicios. Por suerte todo esto cambió y ahora contamos con un amplio abanico de posibilidades. Por ello, la cuestión ahora es otra: ¿cómo encontrar un software SAT que se adapte a nuestras necesidades? ¿Cómo valorar dicho software basándose en criterios de funcionalidad, usabilidad y costes?

Si realizamos un análisis sobre el sector, estudiando el número de equipos bajo contrato, el número de técnicos, el volumen de avisos gestionados o las infraestructuras de cada empresa, podemos establecer los siguientes rangos para cualquier tipo de organización en general y para las empresas de servicio técnico en particular:

1. Ningún tipo de gestión informatizada: partes de trabajo en papel, agendas manuales, notas sueltas, etc. Esta gestión es válida únicamente para técnicos autónomos que mantienen su actividad a muy pequeña escala.
2. Métodos de gestión generalistas: hojas de cálculo, documentos, correos electrónicos, etc. Método ultra económico y medianamente válido para una gestión simple sin ningún tipo de pretensión o aporte de valor añadido por parte del software (rentabilidad, tiempo real, trazabilidad de averías, etc).
3. Aplicaciones especializadas en gestión de servicio técnico. Encontrábamos dos tipos:
   • Asequibles: los problemas de estas aplicaciones vienen de su elección de tecnologías monopuesto desfasadas o fuertemente acopladas a un vendedor de bases de datos, poco flexibles y ágiles en su desarrollo.
   • Excesivamente caras para cierto tipo de empresas: se trata de un tipo de aplicación que, aún cubriendo las expectativas de la organización y aportando cierto valor añadido a la simple gestión de los datos, son muy caras, complejas, con ciclos de actualización largos y que necesitan personal específico a su cargo para mantener su correcto funcionamiento, por lo que no son una opción válida para la mayoría de empresas en juego.

¿Compatibilidad y mantenimiento?

En pleno siglo XXI las aplicaciones clásicas de escritorio han dado paso a las soluciones en la nube. Las aplicaciones instaladas siguen teniendo vigencia dependiendo del ámbito de trabajo, sin embargo sus características inherentes hacen que sigamos expuestos a problemas derivados de su mantenimiento:

• Averías físicas del equipo.
• Copias de seguridad.
• Virus.
• Espacio disponible en el equipo en que se encuentran instaladas.
• Acceso simultáneo por parte de varios usuarios y técnicos en campo.

Por contra, las aplicaciones puramente en la nube (cloud) hacen que podamos abstraernos de todos esos inconvenientes para centrarnos únicamente en lo que nos interesa, la funcionalidad y disponibilidad del software.

Las soluciones en la nube ofrecen la opción más versátil y cómoda para cualquier tipo de empresa de servicio técnico.

Una buena política de copias de seguridad transparente al usuario, acceso compatible desde cualquier navegador en cualquier plataforma ya sea de escritorio o móvil (chrome, firefox, edge, safari, brave, etc) y velocidad adecuada en cada proceso, hace que el software en la nube sea la mejor opción en términos de comodidad, mantenimiento y escalabilidad. Sus técnicos podrán consultar el histórico de un equipo o cerrar un parte de trabajo desde cualquier lugar, incluso a pie de máquina.

¿Capacidad de adaptación?

La tecnología cambia muy rápidamente: nuevos protocolos, nuevo hardware, nuevo software. Internet cambia cada día, por lo que es imprescindible adaptarse a esos cambios asimilando aquellos que lo merecen y dejando los que no. La integración con cualquier fabricante y protocolo de monitorización remota, sensórica IoT o telegestión de equipos se ha convertido en otro punto clave en el día a día de un buen software de gestión de servicio técnico.

Un buen software se define por la capacidad que tiene de adaptarse a los continuos cambios de la vida real.

Por ello, para escoger una solución que se adapte a nuestras necesidades, debemos valorar aquella que sea capaz de evolucionar lo más rápido posible y cumpliendo siempre con la calidad y los estándares requeridos en cada nuevo desarrollo.

Agilidad

En el mundo del desarrollo de software una metodología ágil implica conceptos como pruebas unitarias intensivas, integración continua y despliegue automatizado. Para el usuario final esto se traduce en aplicaciones cada vez más robustas y completas a nivel de funcionalidad, otorgando además ventajas competitivas a los usuarios:

• Eliminación del coste de mantenimiento puesto que el sistema está siempre en desarrollo.
• Ciclos rápidos de actualización.
• Actualizaciones semanales transparentes al usuario.
• Solución de problemas en tiempo récord.

La agilidad viene de la mano de la experiencia del equipo de desarrollo y del número de veces que este ha tenido que adaptarse a las diferentes situaciones planteadas.

Coste

Las empresas deben tener en cuenta los gastos de adquisición y los costes asociados con la implantación de un sistema de gestión en su organización. Los recursos también pueden tener que ser utilizados en adaptar la solución a nuevos modelos de negocio o tecnologías con las que ya se está trabajando. El trabajo de integración tendrá que llevarse a cabo para sincronizar dichas tecnologías. Se pueden producir gastos asociados a la eliminación de los viejos procedimientos y soluciones anteriores al tener que afrontar una migración de datos que ocupará tiempo.

Además del coste de adquisición o cuotas de mantenimiento, pueden aparecer costes relacionados con la implantación, formación o migración de datos ya existentes.

Encontraremos muchas maneras de abordar el pago de un sistema de este tipo. Si tenemos en cuenta aspectos de los que acabamos de hablar como el mantenimiento o la adaptabilidad, nos damos cuenta de que una solución que implica una compra estática (pago único o aplazado) por un software tal cual está en la versión existente en el momento de la compra, supondrá cubrir las necesidades que nuestra organización tiene actualmente y no las que pueda tener en el futuro. No se trata de una mala elección, es simplemente un punto importante a valorar cuando escojamos cuál de las opciones que hay en el mercado se adapta mejor a nuestras necesidades, pues debemos asumir con antelación que cualquier modificación, actualización y mejora supondrá un estudio previo del nuevo coste que tengamos que asumir.

En contrapunto lo tenemos en el pago por suscripción a un software en la nube. En este modelo, las tarifas varían en una gran cantidad de opciones que pueden ser fijas por mes, trimestre o año y ser más o menos variables en función de factores tan dispares como volumen de datos manejados, número de técnicos, cantidad de equipos bajo contrato, número de avisos gestionados, etc.

Un buen software de gestión SAT se convierte en pieza central de nuestra organización, por lo que se hace imprescindible manejar los costes de una correcta formación de nuestro personal, un buen mantenimiento y por supuesto un soporte técnico versátil y de calidad.

Beneficios

La adquisición de un software de mantenimiento industrial debe considerarse como una inversión a largo plazo, por lo que además del coste, es importante tener en cuenta los beneficios que traerá a la empresa.

Su uso permite optimizar y simplificar los procedimientos, reduciendo duplicidades y trabajo manual. Los gestores gozarán de más información y podrán controlar el rendimiento global de toda la organización en su conjunto, resultando en procesos más eficaces en el momento de la toma de decisiones. Sabrán en todo momento qué técnico está atendiendo cada aviso, cuánto tiempo lleva abierta una avería o qué repuestos se han consumido en cada intervención.

Siendo más sencillo registrar y reportar datos a través de diferentes dispositivos, se facilita el seguimiento y el control, haciendo más rápida la resolución de las averías y el cierre de las órdenes de trabajo.

Revelando las inexactitudes y errores cometidos, podremos hacer que los técnicos clave puedan centrarse en tareas de valor añadido (diagnóstico, reparación, mantenimiento preventivo, etc).

La mayor ventaja es que un sistema así consigue que todas las áreas del negocio se muevan como un conjunto.

Software de gestión y expectativas

Los sistemas de gestión no cambian el rendimiento de una empresa de un día para otro. Tenemos que verlos como un facilitador del cambio, en lugar de la solución. Marcar objetivos poco realistas puede afectar significativamente sobre la percepción de éxito de la implementación.

La implantación de un software para el servicio técnico no es la solución en sí misma. En muchos sentidos adoptar su uso es el detonante del cambio.

Un buen software de gestión SAT se convierte en pieza central de nuestra organización, por lo que se hace imprescindible manejar los costes de una correcta formación de nuestro personal, un buen mantenimiento y por supuesto un soporte técnico versátil y de calidad.

Si los procesos de negocio son constantemente revisados y actualizados, el retorno de la inversión de la implantación de un software de este estilo es obvio. Al llevar a cabo revisiones periódicas de los procesos establecidos y utilizando datos cuantitativos, observaremos que el retorno de la inversión supera al coste, aportando valor al negocio.

Porque es la solución de gestión integral más completa para cualquier empresa de mantenimiento y asistencia técnica, ya trabaje con maquinaria industrial, equipos de climatización, dispositivos electrónicos o cualquier otro tipo de aparato. Software diseñado para ser multipuesto, multiusuario y multiempresa, ofrece una completa funcionalidad pensada desde el principio para simplificar y potenciar todos los procesos realizados por la empresa. Gestión de avisos e incidencias, control de órdenes y partes de trabajo, planificación de técnicos, mantenimiento preventivo y correctivo, histórico de intervenciones por equipo, gestión de repuestos, control de contratos y garantías, geolocalización de técnicos, firma del cliente en el parte y una larga lista de características que vamos a detallar ahora mismo.

Resumen de funcionalidad incluida

• Multipuesto: acceda desde cualquier lugar del planeta, en el momento que desee, con total seguridad (HTTPS) y sin ningún tipo de restricciones a través de la web.
• Multiusuario: sin limitación o sobrecoste por número de usuarios y técnicos trabajando en el sistema.
• Multitécnico: también sin limitación o coste extra por número de técnicos o dispositivos móviles vinculados.
• Multiempresa: gestione información relativa a tantos CIF, direcciones y empresas como necesite.
• Gestión completa de avisos, incidencias y averías con asignación automática a técnicos.
• Generación de órdenes y partes de trabajo con control de estado en tiempo real.
• Planificación y agenda de técnicos con calendario y asignación de cargas de trabajo.
• Mantenimiento preventivo programado y mantenimiento correctivo bajo demanda.
• Ficha de cada equipo, máquina o dispositivo con su histórico completo de intervenciones.
• Catálogo de artículos y repuestos organizado por familias.
• Gestión de garantías y fechas de caducidad de repuestos y equipos.
• Control completo de operaciones comerciales de compra y venta.
• Control automático de numeraciones y series.
• Tratamiento de remesas de cobros por banca electrónica, según formatos SEPA definidos por la A.E.B. (Asociación Española de Banca).
• Gestión de cartera con control de vencimientos de clientes y proveedores.
• Multialmacén, incluyendo el stock que cada técnico transporta en su furgoneta.
• Gestión de operaciones de control de stock tanto en almacenes como en vehículos.
• Trazabilidad completa de los repuestos y materiales empleados en cada reparación.
• Regularizaciones de almacén.
• Gestión automática de códigos de barras en múltiples procesos y formatos: QR, EAN 8, EAN 13, CODE 39, CODE 128, etc.
• Configurador sencillo de listados de documentos, clientes, equipos, órdenes de trabajo, etc.
• Gestión de contratos de mantenimiento con control de coberturas, revisiones incluidas y facturación periódica.
• Control de acuerdos de nivel de servicio (SLA) con medición de tiempos de respuesta y resolución.
• Geolocalización de técnicos y de los equipos sobre los que se interviene.
• Firma del cliente en el parte de trabajo directamente en el dispositivo móvil.
• Control total sobre periodicidades de revisión configurable según gran cantidad de opciones.
• Rápida adaptación a cualquier protocolo o fabricante de la industria.
• Análisis de resultados, tiempos de intervención, servicios, rentabilidad o consumo de repuestos (entre otros) configurables desde perspectivas simplificadas a las más detalladas según necesidades.

No dé de alta varias veces a un mismo contacto solo porque sea proveedor y cliente a la vez. Hermes - S.A.T. cuenta con la posibilidad de distinguir entre diferentes tipos:

• Clientes: datos generales, datos bancarios, datos comerciales (descuento, riesgo máximo y actual), múltiples direcciones (de facturación, fiscal, etc), consulta de documentos asociados (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas / abonos y recibos), equipos y máquinas asociados, contratos de mantenimiento vigentes, histórico de averías, análisis simplificado de rentabilidad, etc.
• Proveedores: datos generales, datos comerciales, múltiples direcciones (de facturación, fiscal, etc), consulta de documentos asociados (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas / abonos y recibos), etc.
• Técnicos propios: datos personales, especialidades, comisiones, IRPF, nóminas simplificadas, disponibilidad y agenda, etc.
• Técnicos y colaboradores externos (subcontratas).

Y además, múltiples direcciones y emplazamientos para los equipos dentro de un mismo cliente, geoposicionamiento de cada lugar de interés, histórico de equipos e intervenciones, alarmas sobre diferentes criterios, etc.

El punto de partida de todo servicio técnico es la recepción del aviso. Hermes - S.A.T. centraliza la gestión de averías desde el primer contacto hasta el cierre definitivo:

• Alta rápida de avisos por teléfono, correo electrónico, formulario web o desde el propio portal del cliente.
• Registro del equipo o dispositivo afectado, la ubicación exacta, el motivo del aviso y la persona de contacto.
• Clasificación de la incidencia por tipo, prioridad, gravedad y estado (abierta, en curso, pendiente de repuesto, resuelta, cerrada, etc).
• Asignación manual o automática del aviso al técnico más adecuado según especialidad, zona geográfica o carga de trabajo.
• Control del canal de entrada y de todas las llamadas y comunicaciones recibidas durante la gestión de la avería para un posterior seguimiento de la calidad.
• Conversión directa del aviso en una o varias órdenes de reparación sin duplicar información.
• Trazabilidad completa: cada aviso queda vinculado al equipo, al cliente, al contrato y al histórico de intervenciones.

La orden de trabajo es el corazón del sistema. Cada intervención queda documentada en un parte que recoge todo lo necesario para su ejecución, seguimiento y facturación:

• Generación de órdenes de reparación de forma manual, desde un aviso o desde una revisión preventiva programada.
• Control de estado en tiempo real: planificada, iniciada, en curso, pendiente de repuesto, finalizada, validada y facturada.
• Registro de las tareas realizadas, el diagnóstico, las causas de la avería y las soluciones aplicadas.
• Imputación de repuestos y materiales consumidos, con descuento automático del stock del almacén o del vehículo.
• Registro de tiempos de desplazamiento, mano de obra y trabajos realizados por cada técnico participante.
• Control de partes cubiertos por contrato o garantía frente a partes facturables.
• Firma del cliente en el parte y adjuntado de fotografías del equipo antes y después de la intervención.
• Todos los partes son imprimibles, enviables por correo electrónico y configurables en múltiples formatos.

Organizar el trabajo del equipo humano es uno de los mayores retos de cualquier servicio técnico. Hermes - S.A.T. le ofrece herramientas visuales para planificar y equilibrar la carga de trabajo:

• Agenda y calendario de cada técnico con visión diaria, semanal y mensual.
• Asignación de órdenes de trabajo por especialidad, zona geográfica, disponibilidad y carga actual.
• Planificación de rutas de intervención optimizadas para reducir desplazamientos y tiempos muertos.
• Reprogramación sencilla mediante arrastre en el planificador ante urgencias o imprevistos.
• Control horario de la jornada y de los tiempos dedicados a cada intervención.
• Visualización del estado de cada técnico: disponible, en desplazamiento, en intervención o finalizado.
• Avisos automáticos al técnico ante la asignación de un nuevo parte o el cambio de prioridad de una avería.

Un buen servicio técnico no solo repara, también anticipa. Hermes - S.A.T. combina la gestión de las averías puntuales con la planificación del mantenimiento preventivo:

• Mantenimiento correctivo: gestión de la avería desde el aviso hasta la reparación, con todo el flujo de órdenes de trabajo y repuestos asociado.
• Mantenimiento preventivo: generación automática de órdenes de revisión según periodicidad (tiempo, horas de funcionamiento, kilómetros, ciclos, etc).
• Planes de mantenimiento por tipo de equipo con gamas y checklists de tareas a realizar en cada visita.
• Aviso anticipado de las revisiones próximas a vencer para su planificación con antelación.
• Mantenimiento predictivo apoyado en lecturas de sensores o contadores cuando el equipo lo permita.
• Control de las revisiones incluidas en cada contrato frente a las intervenciones extraordinarias.
• Reducción del número de averías y de las paradas no programadas gracias a la anticipación.

Un buen mantenimiento preventivo reduce drásticamente las averías, prolonga la vida útil de los equipos y mejora la satisfacción del cliente.

Hermes - S.A.T. mantiene una ficha detallada de cualquier tipo de maquinaria, equipo o dispositivo sobre el que preste servicio, sea cual sea su naturaleza:

• Ficha completa con marca, modelo, número de serie, fabricante, fecha de instalación y ubicación actual.
• Control preciso sobre la ubicación actual (y pasada) de cada equipo gestionado por el sistema.
• Histórico completo de intervenciones por equipo: averías, revisiones, repuestos sustituidos y tiempos invertidos.
• Estructura del equipo por componentes, subconjuntos o instalaciones asociadas.
• Documentación técnica adjunta: manuales, esquemas, fichas de seguridad, fotografías, etc.
• Vinculación de cada equipo a su cliente, emplazamiento, contrato de mantenimiento y garantía.
• Lectura de contadores, horas de funcionamiento o parámetros para el mantenimiento preventivo y predictivo.
• Alarmas sobre equipos con exceso de averías, garantías próximas a caducar o revisiones pendientes.

• Distinción entre repuestos, materiales, equipos, herramientas, suministros (luz, agua, teléfono, etc) y servicios.
• Código propio y código por proveedor o fabricante.
• Agrupaciones por familia y por tipo de equipo compatible.
• Gestión de la medida del artículo (litros, kg, metros, unidades, etc) para un control detallado de la facturación y del stock según necesidades.
• Control sobre las fechas de caducidad y de garantía de cada repuesto.
• Códigos de barras: sistema automático de generación de códigos de barras para cada artículo en diferentes formatos: Aztec 2D, CODABAR 1D, Code 128 1D, Data Matrix 2D, EAN-8 1D, EAN-13 1D, MaxiCode 2D, PDF417, QR Code 2D, RSS 14, UPC, etc.
• Actualización automática tanto de los precios de compra por proveedor como de los precios de venta por cliente.

• Multialmacén: configure tantos almacenes como sean necesarios para mantener un completo control de las existencias y de toda la actividad vinculada.
• Trazabilidad completa: permite identificar un repuesto determinado de forma sencilla, así como realizar un seguimiento del mismo a lo largo de todo el proceso logístico hasta su montaje en el equipo.
• Control de stock:
• Según cantidades máximas, mínimas, deseadas y habituales.
• Detallado por almacén y por los diferentes lugares dentro de este.
• Movimientos entre diferentes almacenes y los vehículos de los técnicos.
• Regularización: permite entradas y salidas de artículos facilitando el ajuste del stock real en caso de pérdidas, deterioros, etc, manteniendo siempre el control sobre los costes y los lugares por los que pasa cada repuesto de manera detallada.
• Reserva de repuestos para órdenes de trabajo pendientes de ejecución.
• Inventarios configurables que permiten realizar valoraciones de stock según diferentes técnicas (por el coste promedio, por el menor de los valores entre el coste promedio y el valor neto realizable, etc).

• Presupuestos: se mantiene un control directo de los presupuestos de compras realizadas, controlando su estado (aceptado, no aceptado, etc) e integrándolos con el resto del ciclo de compras, generando otros documentos como albaranes, pedidos o facturas, de la forma más directa y sencilla jamás implementada.
• Pedidos: elaboración de pedidos manuales o desde faltas de stock en almacén. Con generación sencilla de albaranes o facturas a partir de ellos, con control de estado (recibido parcialmente, recibido totalmente o pendiente de recibir) y haciendo uso de un potente control de numeraciones y series de manera manual o automática.
• Albaranes: que pueden crearse manual o automáticamente a partir de uno o varios pedidos, actualizando el stock de los repuestos recibidos y diversas actualizaciones en el sistema.
• Facturas: generadas automáticamente o no, Hermes - S.A.T. permite realizar facturas rectificativas, agrupar uno o varios albaranes en una única factura o facturar a proveedores de contado. Incluye además todo lo necesario para el cálculo de las retenciones para profesionales liberales (autónomos) y el control de gastos suplidos.
• Todos los documentos son imprimibles y configurables, permitiendo definir múltiples formatos por tipo de documento.
• Gestión de pagos: generación automática y control de los recibos (cheques, pagarés, etc.) vinculados a las facturas, para imprimirlos, mostrar su estado (emitido, pagado o devuelto) y generar remesas de pago en formato AEB 34.
• Hermes - S.A.T. incorpora en todo el ciclo la posibilidad de gestionar de forma automática diferentes cuentas bancarias con formato IBAN para transferencias nacionales e internacionales.

• Presupuestos: elabore presupuestos de reparación o instalación, controle su estado (aceptado, no aceptado, etc) e intégrelos en el resto del ciclo, generando órdenes de trabajo, albaranes o facturas directamente.
• Facturación de partes de trabajo: convierta uno o varios partes en factura, aplicando automáticamente las coberturas de contrato, garantías y los conceptos facturables (mano de obra, desplazamientos, repuestos, etc).
• Albaranes: que pueden crearse manual o automáticamente a partir de uno o varios partes u órdenes, actualizando el stock de los repuestos empleados junto con diversas actualizaciones en el sistema.
• Facturas: generadas automáticamente o no, Hermes - S.A.T. permite realizar facturas rectificativas, agrupar varios partes en una única factura o facturar a clientes de contado. Incluye además todo lo necesario para el cálculo de las retenciones para profesionales liberales (autónomos) y el control de gastos suplidos.
• Facturación periódica de contratos de mantenimiento con la periodicidad pactada (mensual, trimestral, anual, etc).
• Todos los documentos son imprimibles y configurables, permitiendo definir múltiples formatos por tipo de documento.
• Gestión de cobros: generación automática y control de los recibos (cheques, pagarés, etc) para imprimirlos, mostrar su estado (emitido, pagado o devuelto) y generar remesas de cobro en formato A.E.B. 19 o 58.
• Hermes - S.A.T. incorpora en todo el ciclo la posibilidad de gestionar de forma automática cuentas bancarias con formato IBAN para transferencias internacionales.

Buena parte de la rentabilidad de un servicio técnico proviene de los contratos recurrentes. Hermes - S.A.T. le permite gestionarlos de principio a fin:

• Alta de contratos de mantenimiento vinculados a uno o varios equipos y emplazamientos.
• Definición de las coberturas: revisiones preventivas incluidas, mano de obra, desplazamientos, repuestos, horario de atención, etc.
• Facturación periódica automática según la cuota y periodicidad pactadas.
• Control de vigencia, renovaciones y avisos de vencimiento de contratos.
• Diferenciación automática entre lo que cubre el contrato y lo que resulta facturable al cliente en cada intervención.
• Gestión de garantías de equipos y repuestos, con control de fechas y aplicación automática en los partes de trabajo.
• Distinción de las intervenciones en garantía frente a las reparaciones de pago para no facturar por error trabajos cubiertos.

Cumplir los compromisos de respuesta pactados con el cliente es clave para la reputación de cualquier servicio técnico. Hermes - S.A.T. mide y controla los acuerdos de nivel de servicio (SLA):

• Definición de tiempos máximos de respuesta y de resolución por tipo de contrato, cliente o prioridad.
• Medición automática del tiempo de respuesta desde la apertura del aviso hasta el inicio de la intervención.
• Medición del tiempo de resolución hasta el cierre efectivo de la avería.
• Alarmas y avisos ante SLA en riesgo de incumplimiento para actuar antes de que se produzca.
• Escalado automático de incidencias que superan los umbrales establecidos.
• Informes de cumplimiento de SLA por cliente, contrato, técnico o periodo.

• Registro preciso del tiempo transcurrido en cada fase: desplazamiento, diagnóstico, reparación y validación.
• Cronómetro de intervención con inicio y fin desde el propio dispositivo móvil del técnico.
• Control de la duración de cada orden de trabajo desde su apertura hasta su finalización.
• Imputación de la mano de obra según tarifas por tipo de técnico, horario o urgencia.
• Análisis de los tiempos medios de reparación por tipo de equipo, avería o técnico.
• Trazabilidad y control detallado sobre todas las intervenciones realizadas sobre cada equipo.

Saber dónde está cada técnico y cada equipo permite tomar mejores decisiones de asignación y responder antes ante una urgencia:

• Geolocalización en tiempo real de los técnicos que se encuentran en desplazamiento o en intervención.
• Geoposicionamiento de cada equipo, emplazamiento y punto de interés sobre el mapa.
• Asignación del aviso al técnico más cercano y mejor cualificado para reducir tiempos de respuesta.
• Visualización gráfica de las rutas de intervención con apoyo de mapas.
• Registro de la ubicación en el momento de iniciar y finalizar cada parte de trabajo.

• Soporte para trabajar sin conexión a internet (offline) durante toda la jornada laboral, sincronizando los partes al recuperar la cobertura.
• Consulta del histórico del equipo y de la documentación técnica directamente a pie de máquina.
• Alta, modificación y cierre de órdenes de trabajo y averías desde el móvil o la tablet.
• Imputación de repuestos consumidos con lectura de códigos de barras y descuento del stock del vehículo.
• Firma del cliente en el parte de trabajo y captura de fotografías de la intervención.
• Control de partes creados, iniciados, terminados y su duración en tiempo real.
• Registro de repostajes de combustible y de los desplazamientos realizados.
• Aplicaciones nativas para tablets y móviles Android y soluciones compatibles para iPhone.

Si además contamos con apoyo hardware basado en sensores o telegestión, Hermes - S.A.T. es capaz de ofrecer en tiempo real:

• Alta y notificación automática de averías detectadas por los equipos conectados.
• Generación automática de órdenes de trabajo a partir de una alarma del equipo.
• Lectura de contadores, horas de funcionamiento y parámetros para el mantenimiento preventivo y predictivo.
• Control en tiempo real sobre el estado de funcionamiento, paradas, alarmas o cualquier otro tipo de evento que el hardware sea capaz de generar.

• Informes de stock en almacén y vehículos.
• Informes de gestión, avisos, órdenes de trabajo, partes por técnico, diarios de facturación, recibos de clientes, comisiones a técnicos, contratos de mantenimiento, remesas de recibos y un largo etcétera.
• Informes de averías, intervenciones o consumo de repuestos filtrados por:
• Cliente, equipo o tipo de equipo.
• Periodos de tiempo (mensual, trimestral, anual, etc).
• Familias de artículos y repuestos.
• Fabricante.
• Zonas geográficas.
• Técnico interviniente.
• Cumplimiento de SLA.
• Envío de múltiples tipos de documentos mediante correo electrónico.
• Emisión de informes en diferentes formatos (Excel, PDF, HTML, CSV, TXT, etc).

Integrado con un completo sistema de inteligencia de negocio (Business Intelligence) que permite realizar en línea cualquier medida o cálculo sobre la empresa. Analizando los resultados desde cualquier punto de vista (número de intervenciones por zona, por cliente, por técnico, tiempos medios de reparación, rentabilidad de contratos, ratios indicadores, tendencias de averías, etc), ayudamos a la empresa en la toma de decisiones basadas en datos y no en intuiciones.

• Hermes - S.A.T. está gestionado por especialistas dedicados exclusivamente al sistema, así que puede confiar en que sus datos están seguros con copias de seguridad off-site diarias (transferidas a otro lugar físico).
• Soporte fanático. Podemos ofrecer la mejor aplicación del mercado, pero un buen programa no es nada sin un soporte detrás que lo mantenga, actualice y esté disponible para cuando se le necesite.
• Al no estar instalado en el equipo del cliente, este puede olvidarse de virus, reinstalaciones y averías.
• Sin instalaciones ni actualizaciones. El cliente no tendrá que instalar nada, solo acceder a Hermes - S.A.T. mediante su navegador y trabajará sin más complicaciones, a una velocidad prácticamente indistinguible de una aplicación local.
• Actualizaciones transparentes. La empresa nunca más tendrá que estar pendiente de si la versión que tiene está actualizada o preparada para los constantes cambios del día a día. Hermes - S.A.T. estará a la última de manera totalmente automática.
• Nos tomamos en serio las propuestas del cliente. De verdad. Cualquier sugerencia que tenga sobre cambios, mejoras o automatización es considerada e introducida en la pila de desarrollo si resulta útil. De esa manera actualizamos cualquier proceso en la aplicación para mejorar en velocidad, usabilidad (número de pasos), etc.

Entérese de qué está pasando en su empresa sin ni siquiera tener que abrir Hermes - S.A.T. Reciba correos periódicos automatizados y personalizables con información específica sobre la situación de cada aspecto remarcable de su empresa:

• Órdenes de trabajo planificadas y no resueltas.
• Avisos e incidencias pendientes de resolver al final del día.
• Contratos de mantenimiento o garantías próximos a vencer.
• SLA en riesgo de incumplimiento.
• Alarmas sobre diferentes aspectos (averías, tiempos, repuestos, revisiones pendientes, etc).
• Etc, etc.

• Cambios de valor en general o por grupos sobre infinidad de valores presentes en la aplicación (precios de artículos, tarifas de mano de obra, % IVA, % RE).
• Actualización masiva de las condiciones de los contratos de mantenimiento.
• Reasignación masiva de órdenes de trabajo entre técnicos ante bajas o picos de trabajo.
• Soporte para cualquier modificación masiva que necesite realizar.

• Virus: toda la información manejada por Hermes - S.A.T. está completamente segura.
• Instalaciones: no tendrá que instalar nada, solo acceda a nuestro software de gestión mediante su URL, introduzca sus credenciales de usuario y trabaje sin más complicaciones.
• Actualizaciones: nunca más tendrá que estar pendiente de si la versión que tiene está actualizada o preparada para los constantes cambios del día a día. Hermes - S.A.T. estará a la última de manera totalmente transparente.
• Copias de seguridad: nuestra estricta política de seguridad no permite que se pierda nada. Además, si así lo desea, estaremos encantados de hacérselas llegar cada vez que lo requiera.
• No sentirse escuchado: cualquier sugerencia que tenga sobre cambios, mejoras o cualquier otro asunto, no dude en comunicárnosla. Sus aportaciones son la chispa que nos hace crecer y mejorar cada día.

Nos hemos dejado lo mejor para el final. Nuestro objetivo es ofrecer soluciones escalables a todas las empresas de servicio técnico, desde el pequeño autónomo hasta los grandes departamentos de mantenimiento. Por eso el precio va en función de la cantidad de equipos gestionados y de la actividad de cada empresa, mes a mes. Nuestros clientes no necesitan invertir en servidores, licencias o infraestructura. Y por supuesto, al alimentarse el sistema en tiempo real por los propios técnicos, no es necesario mantener personal extra especializado en la codificación de informes, partes de trabajo o validación de procesos.

Pruebe sin compromiso nuestra solución y verifique que cumple con sus expectativas.

Si todo lo expuesto anteriormente le ha convencido o siente curiosidad, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de realizar una demostración en vivo de las capacidades de nuestro software de gestión de servicio técnico. Una imagen vale más que mil palabras, así que lo mejor será que busquemos un hueco para conectarnos en remoto y hablar en más detalle sobre cualquier punto que más le interese.